Tableaux de bord pour Architectes & BTP
Suivez vos KPIs et pilotez votre activité commerciale avec des dashboards sur mesure.
⏱️ En bref : Les dashboards d'un cabinet d'architecture doivent couvrir le développement commercial (pipeline prospects, taux de transformation), la production (projets en cours par phase loi MOP, charge par architecte), et les concours (taux de réussite, rentabilité, prochaines échéances). Un pilotage efficace nécessite 4 à 5 dashboards : Direction, Commercial, Production, Concours et Performance individuelle. Ce chapitre détaille les KPIs, visualisations et filtres recommandés pour chaque vue.
Pourquoi des tableaux de bord spécifiques en architecture
Un cabinet d'architecture gère des projets sur 2 à 5 ans avec des cycles très différents des activités commerciales classiques. Les dashboards doivent refléter cette temporalité particulière et permettre de piloter simultanément plusieurs dimensions.
Les 3 temporalités à suivre
Le pilotage d'une agence d'architecture nécessite de suivre trois horizons temporels distincts :
- Court terme (3 mois) : deadlines concours, dépôts PC, démarrages chantiers, réceptions. Actions urgentes requérant une attention immédiate.
- Moyen terme (12 mois) : pipeline commercial, projets en conception, charge prévisionnelle des équipes. Anticipation des ressources.
- Long terme (3+ ans) : relation client, récurrence MOA, évolution du taux de réussite concours. Stratégie et positionnement.
💡 Fréquence de revue
Programmez une réunion hebdomadaire de 30 minutes pour passer en revue les dashboards avec l'équipe de direction. Cette discipline permet d'identifier les alertes et de prendre des décisions avant qu'il soit trop tard.
Les métriques clés en architecture
Un cabinet d'architecture doit suivre sa performance sur plusieurs axes complémentaires. Voici les indicateurs essentiels organisés par domaine :
Métriques commerciales
| Métrique | Description | Objectif |
|---|---|---|
| Pipeline commercial | Valeur des projets en prospection | Visibilité future |
| Taux de transformation | Propositions signées / envoyées | > 40% |
| Délai moyen signature | Premier contact → contrat | Optimisation |
| Honoraires gagnés YTD | Cumul depuis janvier | vs objectif |
| Nb projets signés | Volume d'affaires | Croissance |
Métriques production
| Métrique | Description | Usage |
|---|---|---|
| Projets en conception | ESQ, APS, APD, PRO | Charge études |
| Projets en chantier | Suivi travaux en cours | Charge DET |
| PC en attente | Permis déposés, pas encore obtenus | Pipeline futur |
| m² en cours | Surface totale des projets actifs | Volume d'activité |
| Montant travaux en cours | Valeur des chantiers | Exposition |
Métriques concours
| Métrique | Description | Objectif |
|---|---|---|
| Concours en cours | Nb participations actives | Charge équipe |
| Taux de réussite | Lauréats / rendus | > 15% |
| Indemnités reçues | Primes de concours | Rentabilité |
| Prochaines échéances | Deadlines imminentes | Planification |
Dashboard 1 : Vue Direction
Pour les associés, une vue globale de la santé du cabinet. Ce dashboard répond à la question : "L'agence va-t-elle bien ?" Il doit tenir sur un seul écran et être consultable en 2 minutes.
KPIs principaux
- CA honoraires signé YTD : cumul depuis janvier avec jauge vs objectif annuel. Afficher en vert si > 80% du prorata, rouge si < 60%.
- Pipeline commercial : valeur totale pondérée par probabilité. Distinguer les projets "chauds" (> 50% proba) des projets "froids".
- Projets actifs : nombre total en conception + en chantier. Indicateur de charge globale de l'agence.
- Concours en cours : avec prochaines deadlines sur 30 jours. Alerte si > 3 rendus simultanés.
- Taux de transformation YTD : propositions signées / propositions envoyées. Benchmark : 35-45% pour missions privées.
- Délai moyen de signature : jours entre premier contact et contrat signé. Tendance sur 12 mois glissants.
Visualisations recommandées
- Scorecard : CA YTD avec jauge vs objectif
- Funnel : pipeline par étape
- Pie chart : répartition par type de client
- Timeline : projets signés par mois sur 12 mois
Dashboard 2 : Pipeline commercial
Pour le responsable commercial ou les associés en charge du développement. Ce dashboard permet d'identifier les opportunités à prioriser et les goulots d'étranglement dans le cycle de vente.
Funnel détaillé
Visualisation en entonnoir avec valeur et nombre de projets par étape :
| Étape | Nb projets | Valeur honoraires | Proba moyenne |
|---|---|---|---|
| Prospect identifié | 15 | 450 000 € | 10% |
| Visite / Rencontre | 8 | 280 000 € | 25% |
| Proposition envoyée | 5 | 180 000 € | 50% |
| Négociation | 3 | 95 000 € | 75% |
Analyse du pipeline
- Ancienneté moyenne : jours passés par étape. Alertes si deals > 45 jours sans activité.
- Deals bloqués : projets sans activité depuis 30+ jours, à relancer ou à requalifier.
- Propositions en attente : devis envoyés depuis 2+ semaines sans réponse.
- Source des opportunités : répartition par origine (recommandation, concours, site web, réseau).
- Conversion par source : taux de transformation selon l'origine. Les recommandations convertissent généralement 2x mieux.
💡 Pipeline pondéré
Calculez la valeur pondérée de votre pipeline : somme des (honoraires × probabilité). Une agence doit maintenir un pipeline pondéré ≥ 3 mois de CA pour assurer sa pérennité.
Dashboard 3 : Projets en cours
Pour piloter la production de l'agence et anticiper la charge des équipes. Ce dashboard suit les projets actifs par phase de mission et identifie les jalons critiques.
Vue par phase loi MOP
Répartition des projets selon leur avancement :
| Phase | Nb projets | m² total | Montant travaux | Honoraires restants |
|---|---|---|---|---|
| Esquisse (ESQ) | 3 | 4 500 m² | 12 M€ | 180 000 € |
| APS/APD | 5 | 8 200 m² | 28 M€ | 420 000 € |
| PRO/DCE | 4 | 6 800 m² | 22 M€ | 220 000 € |
| Suivi chantier (DET/AOR) | 6 | 12 000 m² | 45 M€ | 540 000 € |
Indicateurs de suivi production
- PC en attente : permis déposés depuis > 3 mois, à suivre avec l'instructeur.
- PC obtenus récemment : projets pouvant démarrer chantier prochainement.
- Chantiers avec dérive : projets où la réception prévisionnelle a reculé de plus d'un mois.
- Réceptions ce trimestre : anticipation de la fin de mission et opportunité de demande de recommandation.
- Charge par chef de projet : nombre de projets et m² par architecte responsable.
- Projets sans activité : deals actifs sans aucune tâche enregistrée depuis 60+ jours.
Dashboard 4 : Concours
Pour suivre la stratégie concours et évaluer la rentabilité de cette activité. Les concours publics représentent un investissement significatif en temps et ressources, ce dashboard permet de piloter intelligemment cette activité.
Métriques concours essentielles
- Concours YTD : nombre de candidatures envoyées, rendus effectués, résultats obtenus (lauréat, classé, éliminé).
- Taux de passage phase 2 : % des candidatures retenues en phase 2. Benchmark : 30-50% pour une agence établie.
- Taux lauréat : % de victoires parmi les rendus. Un taux > 15% est considéré comme bon.
- Indemnités cumulées YTD : somme des primes perçues, à comparer au coût de production estimé.
- Prochaines échéances : calendrier des deadlines à 60 jours (candidatures, rendus, jurys).
Historique et analyse stratégique
- Performance par programme : taux de réussite sur logement collectif vs équipement vs tertiaire. Identifier les domaines de prédilection.
- Performance géographique : certaines régions sont plus favorables que d'autres pour votre agence.
- Évolution sur 3 ans : amélioration ou dégradation du taux de réussite ? Ajuster la stratégie si besoin.
- Coût moyen par concours : temps passé × taux horaire. Indispensable pour évaluer la rentabilité.
💡 Rentabilité des concours
Calculez le coût de production de chaque concours (temps passé × taux horaire interne) et comparez aux indemnités perçues. Un taux de réussite de 15% avec des indemnités couvrant 60% des coûts peut être rentable sur le long terme si les projets gagnés génèrent des honoraires significatifs.
Dashboard 5 : Performance par architecte
Pour le management de l'équipe et l'équilibrage de la charge. Ce dashboard permet d'identifier les surcharges, de valoriser les contributions individuelles et de planifier les ressources.
Métriques individuelles
| Architecte | Projets actifs | Honoraires gérés | m² en cours | Concours YTD |
|---|---|---|---|---|
| Marie D. | 5 | 320 000 € | 8 500 m² | 2 |
| Jean M. | 4 | 180 000 € | 4 200 m² | 3 |
| Sophie B. | 6 | 420 000 € | 12 000 m² | 1 |
Indicateurs RH et charge
- Projets par architecte : éviter les surcharges (> 7 projets simultanés = alerte).
- Répartition phases : équilibrer études et chantiers pour chaque collaborateur.
- Ancienneté projets : identifier les architectes avec trop de projets "dormants".
- Contribution CA : valorisation des honoraires générés par chacun.
Configuration dans Pipedrive Insights
Pour créer ces dashboards dans Pipedrive, utilisez la fonctionnalité Insights disponible avec les plans Advanced et supérieurs.
Types de rapports utiles
- Funnel (deals par étape) : pipeline commercial visualisé en entonnoir.
- Répartition (deals par owner) : charge par architecte en camembert ou barres.
- Tendance (valeur par période) : évolution mensuelle du CA signé en courbe.
- Tableau (deals par champ personnalisé) : analyse par type de projet, phase, MOA.
- Scorecard (KPI unique) : CA YTD, nb projets actifs, taux de transformation.
Filtres recommandés pour chaque dashboard
- Par pipeline : séparer Projets classiques, Concours publics, Particuliers.
- Par phase de mission : conception (ESQ → PRO) vs exécution (DCE → AOR).
- Par type de MOA : collectivités, promoteurs, bailleurs, particuliers.
- Par architecte responsable : vue individuelle pour chaque collaborateur.
- Par période : YTD, trimestre en cours, 12 mois glissants.
Checklist tableaux de bord architectes-btp
- ☐ Dashboard direction créé (CA, pipeline, projets actifs)
- ☐ Dashboard pipeline commercial
- ☐ Dashboard projets en cours par phase
- ☐ Dashboard concours avec taux de réussite
- ☐ Vue par architecte responsable
- ☐ Filtres par période et type de projet
- ☐ Réunion hebdomadaire de revue planifiée