Automatisations pour Architectes & BTP
Gagnez du temps avec des workflows automatiques et des alertes intelligentes.
⏱️ En bref : En architecture, les automatisations clés sont le suivi des deadlines concours, les alertes d'échéance PC, les rappels de relance prospects, et les notifications d'équipe sur les jalons projet. Ce chapitre couvre les workflows natifs et leur extension avec Make.com.
Pourquoi automatiser en architecture
Un cabinet d'architecture gère des projets sur plusieurs années avec des jalons critiques : deadlines de concours, dates de dépôt de permis, échéances contractuelles. Sans automatisation, ces dates se perdent dans le flot quotidien. L'automatisation transforme Pipedrive en système d'alerte intelligent qui veille sur vos projets.
Les bénéfices concrets de l'automatisation :
- Ne jamais rater une deadline : concours, dépôt PC, dates contractuelles avec alertes graduées
- Relancer systématiquement : prospects sans nouvelles, devis en attente, clients à recontacter
- Informer l'équipe : nouveau projet gagné, changement de phase, alertes importantes
- Suivre les jalons : rappels automatiques à chaque étape clé du projet
- Maintenir la relation client : check-in périodiques sur les projets longs
- Libérer du temps : moins de tâches administratives répétitives
ℹ️ Workflows natifs vs Make.com
Pipedrive propose des workflows intégrés (plan Professional+) pour les automatisations simples. Pour des logiques plus complexes (calculs, conditions multiples, intégrations externes), utilisez Make.com. Commencez par les workflows natifs, puis évoluez vers Make si nécessaire.
Automatisations critiques pour les concours
Les concours d'architecture ont des deadlines strictes qui ne tolèrent aucun retard. Une candidature remise en retard est éliminatoire, un rendu non déposé à temps annule des semaines de travail. Ces automatisations sont vitales.
Timeline des alertes concours
Configurez une série d'alertes graduées pour chaque deadline :
| Échéance | Timing alerte | Canal | Action attendue |
|---|---|---|---|
| Candidature | J-7 | Email + activité | Vérifier références, compléter DC1/DC2 |
| Candidature | J-3 | Notification | Finaliser et relire le dossier |
| Candidature | J-1 | Alerte urgente | Dernier check, préparer envoi |
| Rendu | J-14 | Activité créée | Point d'avancement, identifier les risques |
| Rendu | J-7 | Email équipe | Finalisation, préparer impression/maquette |
| Rendu | J-3 | Alerte direction | Validation finale, dernières corrections |
| Rendu | J-1 | Alerte urgente | Impression, reliure, envoi |
| Jury | J-7 | Activité | Préparer soutenance, répéter oral |
| Jury | J-1 | Notification | Dernière répétition, logistique déplacement |
Configuration workflow Pipedrive pour concours
Exemple de workflow natif pour alerte candidature :
- Déclencheur : "Date limite candidature" égale à dans 7 jours
- Condition : Deal dans pipeline "Concours" ET étape différente de "Lauréat" ou "Perdu"
- Action 1 : Créer activité "Finaliser dossier candidature [Nom concours]" assignée au propriétaire du deal
- Action 2 : Envoyer email de rappel à l'équipe projet
⚠️ Fiabilité des alertes concours
Testez vos automatisations concours AVANT d'en avoir besoin. Créez un deal test avec des dates proches pour vérifier que les alertes se déclenchent correctement. Une automatisation mal configurée peut vous coûter un concours.
Automatisations phase commerciale
La phase commerciale est critique : un prospect non relancé est un projet perdu. Ces automatisations garantissent un suivi rigoureux sans effort manuel.
Relance devis en attente
Un devis envoyé sans réponse doit être relancé systématiquement :
- Déclencheur : Deal en étape "Proposition envoyée" depuis plus de 14 jours
- Condition : Aucune activité enregistrée depuis l'envoi du devis
- Action : Créer activité "Relancer [Nom client] - Devis en attente" + email automatique de relance courtois
Séquence de relance prospects froids
Pour les prospects entrés dans le pipeline mais qui n'ont pas avancé :
| Délai | Étape concernée | Action |
|---|---|---|
| J+30 | Premier contact / Visite | Email de relance : "Suite à notre rencontre..." |
| J+60 | Premier contact / Visite | Activité appel : dernière tentative |
| J+90 | Toutes les étapes commerciales | Notification : "Prospect dormant - Décider : relancer ou clôturer" |
Email de bienvenue nouveau client
Quand un contrat est signé, déclenchez automatiquement :
- Déclencheur : Deal passe en étape "Contrat signé"
- Action 1 : Envoyer email de bienvenue avec présentation des prochaines étapes
- Action 2 : Notification Slack #projets : "Nouveau projet signé : [Nom] - [Montant]"
- Action 3 : Créer activité "Planifier réunion de lancement" à J+7
- Action 4 : Mettre à jour le statut client de l'Organisation en "Client actif"
Suivi post-réunion
Après chaque réunion client, assurez un suivi systématique :
- Déclencheur : Activité type "Réunion maître d'ouvrage" marquée comme terminée
- Action : Créer activité "Envoyer compte-rendu" à J+2
Automatisations suivi de projet
Une fois le projet lancé, les jalons s'enchaînent sur plusieurs mois voire années. Ces automatisations garantissent qu'aucune étape n'est oubliée.
Alertes jalons clés
Créez des rappels automatiques basés sur les dates renseignées dans les champs personnalisés :
| Jalon | Champ déclencheur | Timing | Action |
|---|---|---|---|
| Dépôt PC | Date dépôt PC prévu | J-7 | Activité "Préparer et vérifier dossier PC" |
| Instruction PC | Date dépôt PC + 3 mois | J-7 | Activité "Suivre instruction auprès de la mairie" |
| Fin recours PC | Date obtention PC + 2 mois | J-7 | Notification "Fin de purge recours proche" |
| OS travaux | Date OS prévisionnelle | J-14 | Activité "Préparer réunion de lancement chantier" |
| Réception | Date réception prévue | J-30 | Activité "Planifier OPR et préparation réception" |
| Fin GPA | Date réception + 1 an | J-30 | Activité "Préparer levée GPA" |
Check-in périodiques sur projets longs
Sur les projets qui s'étalent sur plusieurs années, maintenez le contact avec le client même pendant les phases "calmes" :
- Mensuel (chantier en cours) : créer activité "Point mensuel [Client]" chaque premier du mois si deal en étape "Chantier en cours"
- Trimestriel (conception) : créer activité "Compte-rendu trimestriel" si deal en étapes ESQ/APS/APD depuis plus de 3 mois
- Semestriel (attente) : si deal en "Attente financement" ou "Attente foncier" depuis 6 mois, créer activité "Recontacter pour point situation"
💡 Personnalisez les rappels
Les délais donnés ici sont des exemples. Adaptez-les à votre pratique. Certains cabinets préfèrent des rappels J-14 pour les dépôts PC, d'autres J-3. L'important est la cohérence et l'adaptation à votre rythme de travail.
Notifications équipe
Gardez l'équipe informée des événements importants sans qu'elle ait besoin de surveiller Pipedrive. Utilisez Slack, Teams ou email selon vos usages :
| Événement | Canal recommandé | Destinataires | Message type |
|---|---|---|---|
| Nouveau projet signé | Slack #projets | Toute l'équipe | "Nouveau projet : [Nom] - [Surface]m² - [Honoraires]€" |
| Concours remporté | Slack #wins + email | Toute l'équipe | "FÉLICITATIONS ! Concours [Nom] remporté !" |
| PC obtenu | Slack #projets | Équipe projet | "PC obtenu pour [Projet]. Passage en phase DCE." |
| OS travaux signé | Chef de projet + direction | Démarrage chantier [Projet] le [Date] | |
| Réception effectuée | Slack #projets | Toute l'équipe | "Projet [Nom] livré. Bravo à l'équipe !" |
| Deal perdu > 50k€ | Direction | Analyse des raisons de la perte | |
| Deadline concours imminente | Slack #urgent | Équipe concours | "RAPPEL : Remise [Concours] dans 48h" |
💡 Célébrer les victoires
Automatisez les notifications de succès : concours gagné, gros projet signé, réception réussie. Ces messages positifs renforcent la culture d'équipe et donnent de la visibilité sur les réussites du cabinet. Ajoutez des emojis 🎉 dans Slack pour les grandes victoires !
Scénarios Make.com avancés
Pour des automatisations plus sophistiquées que les workflows natifs, utilisez Make.com. Voici les scénarios les plus utiles pour un cabinet d'architecture :
Scénarios recommandés
| Scénario | Déclencheur | Actions | Complexité |
|---|---|---|---|
| Alertes concours multi-jalons | Planification quotidienne 8h | Parcourir tous les concours, calculer jours restants, créer alertes graduées selon proximité | Moyenne |
| Calcul automatique honoraires | Champ "Montant travaux" modifié | Lire taux honoraires, calculer montant, mettre à jour valeur du deal | Simple |
| Veille concours BOAMP | RSS flux BOAMP architecture | Parser le flux, filtrer par mots-clés, créer deal si pertinent | Avancée |
| Rapport hebdomadaire projets | Chaque lundi 9h | Lister deals en cours, grouper par phase, générer PDF, envoyer par email | Avancée |
| Synchronisation facturation | Nouvelle facture dans outil compta | Mettre à jour champ "Honoraires facturés" dans Pipedrive | Moyenne |
| Archivage projets terminés | Mensuel | Déplacer projets réceptionnés depuis > 1 an vers pipeline Archive | Simple |
Maintenance et qualité des données
Les automatisations peuvent aussi servir à maintenir un CRM propre. Configurez ces règles de nettoyage :
Gestion des projets abandonnés
- Déclencheur : Deal en phase commerciale sans activité depuis 90 jours
- Action : Notification au propriétaire "Deal inactif - Décider : relancer ou clôturer comme Perdu"
- Si pas de réponse à J+7 : passer automatiquement en Perdu avec raison "Pas de réponse"
Mise à jour statut client
- Déclencheur : Dernier projet d'un client terminé depuis plus de 3 ans
- Action : Mettre à jour le champ "Statut client" de l'Organisation en "Ancien client"
Alertes données manquantes
- Déclencheur : Deal passe en étape "Contrat signé"
- Condition : Champ "Montant travaux" ou "Surface" vide
- Action : Notification "Compléter les informations projet avant de continuer"
⚠️ Alertes adaptées aux projets longs
En architecture, un projet peut être en "pause" plusieurs mois légitimement : attente de financement, décision politique du maître d'ouvrage, recherche de foncier. Configurez des délais de "rotting" longs (30-60 jours minimum en commercial, 90 jours en conception) pour éviter les fausses alertes qui finiraient par être ignorées.
Documentation et maintenance des automatisations
Vos automatisations sont un actif du cabinet. Documentez-les :
- Inventaire : listez toutes vos automatisations actives (workflows Pipedrive + scénarios Make)
- Responsable : désignez qui peut modifier chaque automatisation
- Monitoring : vérifiez régulièrement que les scénarios Make tournent sans erreur
- Revue annuelle : une fois par an, passez en revue pour désactiver l'inutile et ajuster les délais
Checklist automatisations architectes-btp
- ☐ Alertes concours configurées (J-7, J-3, J-1 pour candidature et rendu)
- ☐ Relances prospects automatisées (J+14 devis, J+30/60/90 dormants)
- ☐ Email de bienvenue nouveau client configuré
- ☐ Alertes jalons projet (PC, OS, réception, GPA)
- ☐ Check-in périodiques sur projets longs
- ☐ Notifications équipe Slack/Teams pour événements clés
- ☐ Scénarios Make documentés et monitorés
- ☐ Règles de qualité données actives
- ☐ Inventaire des automatisations maintenu
- ☐ Test effectué sur chaque automatisation critique