Contacts & Organisations pour Architectes & BTP
Structurez votre base de données clients et prospects pour une gestion optimale.
⏱️ En bref : Dans un cabinet d'architecture, les Organisations représentent les maîtres d'ouvrage (collectivités, promoteurs, entreprises, particuliers) et les Personnes sont les interlocuteurs (élus, chefs de projet, directeurs techniques). Une bonne structuration permet de capitaliser sur chaque relation.
L'importance des contacts en architecture
En architecture, les contacts sont votre capital le plus précieux. Un projet bien mené génère des recommandations, un interlocuteur satisfait peut vous suivre d'une organisation à l'autre, et un réseau de partenaires fiables vous différencie de la concurrence.
La gestion des contacts dans Pipedrive doit refléter cette réalité :
- Chaque maître d'ouvrage est une Organisation (même un particulier)
- Chaque interlocuteur est une Personne rattachée à l'organisation
- Les partenaires (BET, économistes...) sont aussi des organisations avec leurs contacts
- L'historique des projets permet de mesurer la valeur de chaque relation
Types de maîtres d'ouvrage
En architecture, vous travaillez avec différents types de clients ayant des caractéristiques et des processus décisionnels distincts. Comprendre ces différences aide à adapter votre approche commerciale :
| Type | Exemples | Particularités | Cycle de décision |
|---|---|---|---|
| Collectivités | Mairies, Conseils régionaux, EPCI, Syndicats | Marchés publics, multiples interlocuteurs, procédures formalisées | Long (6-18 mois) |
| Bailleurs sociaux | Offices HLM, ESH, coopératives | Programmes récurrents, normes RT et accessibilité strictes | Moyen (3-12 mois) |
| Promoteurs | Nexity, Bouygues, promoteurs locaux | Délais serrés, rentabilité prioritaire, PC rapide | Court (1-3 mois) |
| Entreprises | Sièges sociaux, usines, commerces | Utilisateur final = décideur, projets fonctionnels | Variable (2-6 mois) |
| Particuliers | Maisons individuelles, extensions | Un seul interlocuteur, budget personnel, forte dimension émotionnelle | Variable (1-12 mois) |
| Institutionnels | Hôpitaux, universités, musées | Gros projets, AMO présent, cahier des charges fonctionnel | Très long (12-24 mois) |
ℹ️ Particuliers = Organisations dans Pipedrive
Même pour un particulier construisant sa maison, créez une Organisation (ex: "M. et Mme Dupont - Projet Rouen") et rattachez les personnes concernées. Cette approche maintient la cohérence de votre base et facilite le suivi si le couple a plusieurs interlocuteurs (conjoint, parents finançant...).
Champs Organisation (maître d'ouvrage)
Chaque maître d'ouvrage est représenté par une Organisation dans Pipedrive. Les champs personnalisés permettent de qualifier précisément chaque client pour faciliter le reporting et la prospection ciblée.
Classification du client
Ces champs permettent de segmenter votre base et d'adapter votre approche commerciale :
| Champ | Type | Options recommandées | Usage |
|---|---|---|---|
| Type de maître d'ouvrage | Liste | Collectivité, Bailleur social, Promoteur, Entreprise, Particulier, Institutionnel | Adapter le discours commercial |
| Secteur d'activité | Liste | Public, Logement social, Promotion privée, Tertiaire, Industriel, Résidentiel, Santé, Enseignement | Cibler par expertise |
| Taille structure | Liste | TPE, PME, ETI, Grande entreprise, Commune < 10k hab, Commune > 10k hab, Intercommunalité | Qualifier le potentiel |
| Zone géographique | Liste | Vos départements/régions de travail (76, 27, IDF...) | Cibler localement |
| Potentiel annuel | Liste | Faible (1 projet/3 ans), Moyen (1 projet/an), Élevé (plusieurs projets/an) | Prioriser l'effort commercial |
Informations légales et administratives
Pour les entreprises et collectivités, ces informations sont utiles pour la facturation et la constitution des dossiers :
| Champ | Type | Usage | Obligatoire ? |
|---|---|---|---|
| SIRET | Texte | Identification légale, facturation | À la signature |
| N° TVA intracommunautaire | Texte | Pour clients étrangers UE | Si applicable |
| Code APE | Texte | Secteur d'activité officiel | Facultatif |
| Adresse facturation | Adresse | Si différente du siège | Facultatif |
Relation avec le cabinet
Ces champs tracent l'historique et la valeur de chaque relation client :
| Champ | Type | Usage | Mise à jour |
|---|---|---|---|
| Statut client | Liste | Prospect, Client actif, Ancien client, Partenaire, Ne pas contacter | Manuelle ou automatisée |
| Architecte référent | Utilisateur | Responsable de la relation | Manuelle |
| Date premier projet | Date | Ancienneté de la relation | Au premier deal gagné |
| Nb projets réalisés | Nombre | Volume historique | Automatisé via Make |
| CA cumulé honoraires | Monétaire | Valeur totale du client | Automatisé via Make |
| Dernier projet | Date | Pour détecter les clients dormants | Automatisé |
Champs Personne (interlocuteurs)
Les Personnes sont vos contacts au sein des organisations. En architecture, vous interagissez souvent avec plusieurs interlocuteurs sur un même projet : le décisionnaire politique (élu), le technique (directeur), l'opérationnel (chef de projet). Bien qualifier chacun facilite la communication projet.
Identification et rôle dans l'organisation
| Champ | Type | Options recommandées | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|---|
| Fonction | Liste | Élu, DGS, Directeur technique, Chef de projet, AMO, Directeur immobilier, Particulier, Assistant | Adapter le niveau de discours |
| Décisionnaire | Oui/Non | - | Identifier qui signe les marchés |
| Prescripteur | Oui/Non | - | Influence les choix (ABF, AMO...) |
| Contact opérationnel | Oui/Non | - | Interlocuteur quotidien du projet |
| Niveau hiérarchique | Liste | Direction, Management, Opérationnel | Savoir qui impliquer quand |
Préférences de contact
Respecter les préférences de chacun améliore la relation :
| Champ | Type | Usage |
|---|---|---|
| Moyen de contact préféré | Liste | Email, Téléphone, RDV physique, Visioconférence |
| Disponibilités | Texte | Horaires préférés, jours de télétravail |
| URL | Profil professionnel pour le networking | |
| Notes relationnelles | Texte long | Centres d'intérêt, contexte personnel (anniversaire projet...) |
💡 Capitaliser sur les relations personnelles
Un chef de projet chez un promoteur peut changer d'employeur et vous apporter de nouveaux projets dans sa nouvelle structure. Un directeur technique de mairie peut devenir DGS d'une plus grande collectivité. Maintenez le lien avec les personnes, pas seulement les organisations. Pipedrive permet de rattacher une personne à une nouvelle organisation tout en conservant l'historique.
Gestion des partenaires et prescripteurs
Au-delà des clients, votre réseau de partenaires est stratégique. Un BET structure qui vous recommande régulièrement, un économiste avec qui vous travaillez bien, un paysagiste complémentaire : ces relations méritent d'être tracées dans Pipedrive.
Types de partenaires à suivre
| Type de partenaire | Exemples | Valeur pour le cabinet |
|---|---|---|
| Bureaux d'études structure | BET béton, métal, bois | Cotraitants récurrents, recommandations mutuelles |
| Bureaux d'études fluides | Thermique, électricité, plomberie | Équipe projet complète |
| Économistes de la construction | Métreurs, OPC | Estimations fiables |
| Paysagistes | Conception espaces extérieurs | Offre globale pour les clients |
| Entreprises de construction | Maçons, charpentiers qualité | Recommandations aux clients |
| Notaires et avocats | Transactions foncières, litiges | Prescripteurs potentiels |
| Agents immobiliers | Vente de programmes | Source de projets promoteurs |
Créez un champ "Type de contact" au niveau Organisation avec les valeurs "Client", "Partenaire", "Prescripteur" pour distinguer facilement ces catégories dans vos filtres et rapports.
Segmentation et filtres avancés
La puissance de Pipedrive réside dans sa capacité à filtrer votre base pour cibler précisément vos actions commerciales. Créez ces filtres dès le départ :
Filtres pour la prospection
| Nom du filtre | Critères | Usage |
|---|---|---|
| Collectivités Normandie | Type MOA = Collectivité + Zone géo = 76, 27, 14 | Prospection locale maîtrise d'ouvrage publique |
| Promoteurs actifs | Type = Promoteur + Dernier projet < 2 ans | Relance commerciale ciblée |
| Bailleurs sociaux Île-de-France | Type = Bailleur + Zone = IDF | Développement logement social |
| Entreprises tertiaire | Type = Entreprise + Secteur = Tertiaire | Prospection bureaux/commerces |
Filtres pour la fidélisation
| Nom du filtre | Critères | Usage |
|---|---|---|
| Clients fidèles | Nb projets >= 3 | Relation privilégiée, invitation événements |
| Décisionnaires publics | Fonction = Élu ou DGS + Décisionnaire = Oui | Ciblage stratégique concours |
| Sans projet depuis 3 ans | Statut = Client + Dernier projet > 3 ans | Campagne de réactivation |
| Prescripteurs actifs | Type = Partenaire + Prescripteur = Oui | Entretien du réseau |
💡 Filtres dynamiques vs statiques
Les filtres Pipedrive sont dynamiques : ils se mettent à jour automatiquement quand les données changent. Un client qui passe de "Actif" à "Ancien client" disparaît automatiquement du filtre "Clients actifs". Exploitez cette fonctionnalité pour vos tableaux de bord et alertes.
Import de votre base existante
Si vous avez une base de contacts existante (Excel, Outlook, ancien CRM), voici la procédure recommandée pour un import propre :
Étapes d'import
- Exportez votre carnet d'adresses actuel (Outlook, Gmail, Excel, ancien CRM)
- Consolidez tout dans un fichier Excel unique avec des colonnes standardisées
- Nettoyez : supprimez les doublons évidents, les contacts obsolètes (départs, décès)
- Enrichissez : ajoutez une colonne "Type" (Client, Partenaire, Prospect) et "Statut"
- Créez d'abord les champs personnalisés dans Pipedrive avant l'import
- Importez les Organisations en premier (sans les personnes)
- Importez ensuite les Personnes en les rattachant aux organisations via le nom
- Fusionnez les doublons détectés par Pipedrive (outil intégré)
- Vérifiez un échantillon de 20-30 contacts pour valider la qualité
⚠️ Qualité des données = qualité du CRM
Un CRM est aussi bon que ses données. Prenez le temps de bien qualifier vos contacts à l'import : c'est un investissement initial qui rapporte sur chaque futur projet. Un import bâclé créera des problèmes pendant des années.
Maintenance de la base contacts
Une base de contacts nécessite un entretien régulier pour rester utile :
- Mise à jour post-projet : après chaque projet livré, mettez à jour les champs "Nb projets", "CA cumulé", "Dernier projet"
- Suivi des départs : quand un interlocuteur change d'entreprise, créez-le dans sa nouvelle organisation et marquez l'ancienne fiche
- Nettoyage annuel : une fois par an, passez en revue les contacts sans activité depuis 5 ans
- Enrichissement continu : ajoutez les informations manquantes au fil des interactions (LinkedIn, téléphone direct...)
Checklist contacts architectes-btp
- ☐ Champs Organisation créés (type MOA, secteur, zone géographique, statut, CA cumulé)
- ☐ Champs Personne créés (fonction, décisionnaire, prescripteur, préférences contact)
- ☐ Champ "Type de contact" créé pour distinguer Clients/Partenaires/Prescripteurs
- ☐ Import base existante réalisé proprement
- ☐ Doublons fusionnés via l'outil Pipedrive
- ☐ Partenaires et prescripteurs identifiés et tagués
- ☐ Filtres de segmentation créés (prospection, fidélisation)
- ☐ Architecte référent assigné aux clients clés
- ☐ Process de maintenance défini (qui met à jour quoi, quand)