Automatisations Pipedrive pour cabinet de recrutement

Workflow 1 : Relance candidats J+7

Le scénario le plus rentable. 30% des candidats "perdus" l'auraient été reconquis par une relance simple à J+7.

• Trigger : un deal Candidat a 7 jours sans activité ET est en étape "Qualifié" ou "Présenté"
• Action : créer une activité "Relancer" assignée au consultant responsable + envoyer un email automatique avec template (voir templates emails)
• Conditions : ne pas déclencher si le statut RGPD est "À renouveler" ou "Refusé"

Mise en place : Pipedrive Workflow Automations natif. Pas besoin de Make.com.

Workflow 2 : Alerte deal stuck (Mission)

Un deal Mission qui ne progresse pas depuis 14 jours est typiquement un signal de demande à clarifier ou de mission perdue silencieusement.

• Trigger : un deal du pipeline Missions n'a pas changé d'étape depuis 14 jours
• Action : notification Slack/Teams au consultant + email récapitulatif au manager hebdomadaire
• Conditions : exclure les missions en étape "Mission signée" (la phase de recherche peut durer plusieurs mois)

Workflow 3 : Scoring candidat automatique

Un score de qualification calculé automatiquement permet aux consultants de prioriser leurs efforts.

Formule de scoring (à adapter à votre métier) :

• Niveau hiérarchique : Junior=1, Confirmé=2, Senior=3, Lead=4, Director=5
• Niveau anglais : A1=0, A2=1, B1=2, B2=3, C1=4, C2=5
• Mobilité : Pas mobile=0, Mobile FR=2, Mobile international=4
• Match salaire mission ±10% : oui=10, ±20%=5, hors range=0

Score = (niveau×5) + (anglais×3) + mobilité + match_salaire = entre 0 et 50. À normaliser sur 100 pour lisibilité.

Mise en place : workflow Pipedrive ou scenario Make.com (recommandé pour la flexibilité du calcul).

Workflow 4 : Alerte fin de période de garantie

Beaucoup de cabinets oublient de relancer un candidat placé pour vérifier sa satisfaction. C'est pourtant le moment idéal pour générer du business additionnel.

• Trigger : 3 mois après la mise en "Won" d'un deal Candidat (ou la durée de votre garantie)
• Action : créer une activité "Suivi candidat placé" + email automatique au candidat + notification au consultant

Workflow 5 : Conformité RGPD automatique

Le RGPD impose une durée de conservation maximum. Sans automatisation, c'est ingérable.

• Trigger 1 : 23 mois sans activité sur un contact candidat → alerte au consultant pour décision (renouveler / archiver)
• Trigger 2 : 24 mois sans activité ET pas de réponse à la relance → archivage automatique (statut "Archivé RGPD" + masquage dans les vues actives)
• Trigger 3 : 30 mois sans activité → suppression définitive proposée à l'admin

Workflow 6 : Notification placement à toute l'équipe

Effet morale : célébrer chaque placement renforce la culture commerciale du cabinet.

• Trigger : un deal Candidat passe en "Won"
• Action : message automatique dans le channel Slack/Teams "ventes-wins" avec emoji, nom consultant, montant success fee, client

Workflow 7 : Génération automatique des contrats / devis

Pour les cabinets utilisant Yousign, DocuSign ou similaire, la signature des contrats peut être automatisée.

• Trigger : un deal Mission passe en "Proposition"
• Action : Make.com génère automatiquement le contrat à partir d'un template Google Doc + variables Pipedrive (nom client, mission, honoraires) + envoi à signature via Yousign
• Boucle de retour : à la signature Yousign, mise à jour automatique du deal en "Mission signée"

Workflow 8 : Synchronisation avec un ATS (optionnel)

Beaucoup de cabinets utilisent un ATS spécialisé (Beetween, Smartrecruiters, Workable). Pipedrive peut être la source de vérité commerciale, l'ATS la source de vérité opérationnelle recrutement.

• Direction 1 : nouveau candidat dans Pipedrive → création dans l'ATS via Make.com
• Direction 2 : changement de statut dans l'ATS → mise à jour de l'étape dans Pipedrive
• Garde-fou : éviter les boucles infinies en utilisant un champ "Last sync" pour distinguer modifs humaines vs synchros