Configuration Pipedrive pour cabinet de recrutement

Pourquoi la configuration initiale est critique en recrutement

Sur les 12 cabinets de recrutement que j'ai accompagnés ces 4 dernières années, 8 sont arrivés avec un Pipedrive mal configuré dès le départ — et perdaient 1-2h/jour/consultant à compenser les défauts de structure.

Trois enjeux spécifiques au recrutement :

• Cloisonnement des missions concurrentes : si plusieurs consultants travaillent sur des missions chez des clients qui se concurrencent, l'isolation des données est critique (RGPD + éthique métier).
• Multi-devises : un cabinet executive search peut facturer en €, USD, GBP, CHF. Si la devise n'est pas configurée à la création, la migration ultérieure est douloureuse.
• Confidentialité candidat : un candidat en poste ne doit pas être visible par toute l'équipe. Permissions granulaires obligatoires.

Étape 1 : Choisir le bon plan Pipedrive pour un cabinet de recrutement

Pour un cabinet de recrutement, je recommande systématiquement Pipedrive Professional (49€/user/mois) au minimum. Voici pourquoi :

• Permissions granulaires : indispensable pour cloisonner les missions et candidats par consultant ou par équipe
• Workflows automations avancés : automatiser les relances candidats et clients = gain énorme sur les missions à long cycle
• Forecasting : indispensable pour piloter le pipeline de missions et prévoir les facturations success fee
• 2 pipelines minimum (Candidats + Missions clients) inclus sans surcoût

Pipedrive Advanced (29€/user) peut suffire pour un cabinet 1-3 consultants en mono-pratique, mais devient vite limitant.

Étape 2 : Structurer les utilisateurs et les équipes

Un cabinet de recrutement fonctionne typiquement avec 3 niveaux d'utilisateurs :

1. Direction / associés : visibilité totale, rapports cross-équipe
2. Consultants senior : accès à leurs missions + missions de leur équipe
3. Researchers / consultants junior : accès aux missions auxquelles ils sont assignés uniquement

Configuration concrète dans Pipedrive :

• Créer une équipe par bureau ou par practice (Tech & Digital, Finance, Industrie, etc.)
• Affecter chaque utilisateur à son équipe
• Définir un manager par équipe (visibilité sur tous les deals de son équipe)
• Activer le partage de deal pour les missions à plusieurs consultants

Étape 3 : Devises, fuseaux horaires, format de date

Trois réglages à faire le premier jour, sinon migration douloureuse plus tard :

• Devise principale : Euro pour la plupart des cabinets FR. Si vous facturez régulièrement en GBP, USD, CHF, activez les devises additionnelles dès maintenant.
• Fuseau horaire : Europe/Paris pour la France métropolitaine. Important pour les rappels d'activité et les rapports.
• Format de date : DD/MM/YYYY (format français), pas le format US par défaut.
• Première semaine : commence le lundi (option à cocher sinon ce sera dimanche par défaut).

Pour un cabinet international ou avec bureaux multi-pays, chaque utilisateur peut définir son propre fuseau horaire dans son profil personnel — le compte garde une devise principale.

Étape 4 : Sécurité et conformité RGPD

Le recrutement manipule des données personnelles sensibles (CV, salaires, situation pro). 4 mesures non négociables :

1. 2FA obligatoire pour tous les utilisateurs : Settings → Security → Force two-factor authentication
2. Mots de passe forts : minimum 12 caractères, rotation tous les 6 mois
3. Permissions par rôle : aucun utilisateur en mode "admin" sauf 1-2 personnes max
4. Logs d'activité : activer le suivi des connexions et exports

Pour la conformité RGPD candidats :

• Champ obligatoire "Date de consentement" sur chaque contact candidat
• Workflow automatique de purge des candidats inactifs depuis 24-36 mois (selon votre politique RGPD)
• Champ "Statut RGPD" avec options : Consentement actif / À renouveler / Refusé / Droit à l'oubli demandé

Étape 5 : Intégration email et calendrier

Connectez vos outils dès la configuration initiale :

1. Email sync : 2-way sync avec Gmail ou Outlook. Permet de tracer tous les échanges candidats et clients dans Pipedrive automatiquement.
2. Calendrier : sync 2-way avec Google Calendar / Outlook Calendar. Toutes les activités planifiées dans Pipedrive apparaissent dans votre agenda et vice-versa.
3. Smart BCC : alternative ou complément au sync. Adresse bcc@xxxxx.pipedrivemail.com à mettre en copie cachée pour archiver des emails ponctuels sans 2-way sync.

Pour la visioconférence (entretiens candidats), connectez aussi Zoom ou Microsoft Teams pour générer automatiquement les liens visio dans les activités Pipedrive.