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Gestion des contacts dans Pipedrive pour un cabinet de recrutement

Un cabinet de recrutement gère typiquement entre 5 000 et 50 000 contacts (candidats + clients + RH). La structuration de cette base de contacts détermine 60% de la productivité quotidienne. Voici la méthode Lab0.

⏱️ En bref : Distinguer 3 types de contacts (Candidats / Clients RH / Décideurs métier), tagger systématiquement, dédoublonner mensuellement, archiver les inactifs >24 mois.

Les 3 types de contacts d'un cabinet de recrutement

Une base recrutement bien structurée distingue toujours 3 types de contacts via un champ "Type de contact" :

  • Candidats : 70-85% du volume typique. Personnes que vous placez ou pouvez placer.
  • Clients (RH) : interlocuteurs RH chez vos entreprises clientes. Ce sont vos décisionnaires recrutement.
  • Clients (Métier) : managers opérationnels qui valident les candidats. Souvent différents du contact RH.

Un même individu peut basculer entre ces statuts (ex : un candidat placé devient client RH 2 ans plus tard). Pipedrive permet de tracer cette évolution avec un champ "Historique de relation".

Champs essentiels à créer sur les contacts candidats

Au-delà des champs Pipedrive natifs (nom, email, téléphone), créez ces champs custom au niveau Personne pour les candidats :

  • Métier / Spécialité (single option) : Tech / Finance / Marketing / Commercial / etc.
  • Niveau hiérarchique (single option) : Junior / Confirmé / Senior / Lead / Director / VP / C-level
  • Localisation préférée (multi options) : Paris / Lyon / Bordeaux / Remote / etc.
  • Salaire actuel (numeric) : confidentiel, accès restreint
  • Salaire visé (numeric) : permet de matcher avec les fourchettes missions
  • Mobilité (single option) : Pas mobile / Mobile FR / Mobile international
  • Niveau anglais (single option) : A1 à C2 ou Notions / Pro / Bilingue
  • Statut RGPD (single option) : Consentement actif / À renouveler / Refusé / Droit à l'oubli
  • Date dernier échange (date) : utilisée pour les workflows de relance

Champs essentiels sur les contacts clients (RH et métier)

Pour les contacts côté entreprise cliente :

  • Rôle (single option) : DRH / Talent Acquisition / Manager opérationnel / Direction
  • Périmètre de décision (single option) : Décideur final / Influenceur / Collecteur d'info
  • Préférences de communication (single option) : Email / Téléphone / LinkedIn / Texto
  • Saisonnalité business (text) : périodes où le client recrute typiquement
  • Score relation (1-5) : qualité de la relation actuelle, mis à jour trimestriellement

Système de tags : 4 catégories à utiliser

Pipedrive permet d'ajouter des labels (tags) sur les contacts. Pour un cabinet de recrutement, je recommande 4 catégories :

  1. Tags de qualification : Top10% / À placer rapidement / VIP candidat / VIP client
  2. Tags de spécialisation : SaaS / Industrie / Santé / Public / etc.
  3. Tags géographiques : Île-de-France / Lyon / Bordeaux / Remote-only
  4. Tags de statut éphémère : En préavis / Disponible immédiatement / À recontacter dans 3 mois

Limite : pas plus de 30-40 tags au total dans toute la base. Au-delà, c'est ingérable et chaque consultant invente ses propres tags.

RGPD : les obligations spécifiques au recrutement

La CNIL est particulièrement vigilante sur les bases de candidats. 4 obligations à respecter :

  1. Consentement explicite : pas de candidat dans votre base sans consentement écrit ou trace email. Champ "Date de consentement" obligatoire.
  2. Durée de conservation : 24 mois maximum après le dernier contact pour les candidats non placés. Au-delà, demander un renouvellement de consentement ou archiver.
  3. Droit d'accès et de rectification : tout candidat peut demander à voir ses données et les rectifier. Avoir un process clair.
  4. Droit à l'oubli : un candidat qui demande la suppression doit être effacé sous 30 jours. Pipedrive permet la suppression définitive en 1 clic.

Workflow Pipedrive recommandé : alerter le consultant 23 mois après le dernier contact d'un candidat pour décider archivage ou renouvellement de consentement.

Dédoublonnage : workflow mensuel

Sur les bases recrutement, 5-10% de doublons s'accumulent par an. Process recommandé :

  1. Pipedrive a une fonctionnalité native "Merge duplicates" — utilisez-la mensuellement
  2. Critères de doublon : même email OU même téléphone
  3. Pour les cas complexes (LinkedIn différent, email perso vs pro), faire confirmer par le consultant qui a créé le contact
  4. Pour les bases >20 000 contacts, utiliser un outil de dédoublonnage avancé via Make.com

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