Contacts & Organisations pour Recrutement & ESN

Trois types de contacts qui ne se mélangent pas

En ESN, on gère trois populations très différentes dans Pipedrive, et les confondre crée toujours du désordre :

1. Candidats / Consultants : le vivier humain. Personnes physiques avec CV, compétences, TJM cible.
2. Décideurs clients : DSI, directeurs IT, responsables achats, chefs de projet. Personnes physiques rattachées à une organisation cliente.
3. Organisations clientes : entreprises qui achètent de la prestation. Organisations Pipedrive avec un ou plusieurs décideurs rattachés.

Pipedrive a un type "Person" et un type "Organization", mais pas de séparation native candidat vs décideur client. La solution : un champ obligatoire "Type de contact" sur chaque Person, avec valeurs Candidat / Décideur client / Partenaire / Sous-traitant / Autre. Ce champ doit être rempli à la création — sinon les rapports sont biaisés.

Champs essentiels pour les Candidats / Consultants

La fiche d'un candidat est dense. Voici les champs minimum qu'il faut tracer :

• Poste recherché / Titre actuel : Tech Lead Java, Data Engineer, Architect Cloud, etc.
• Niveau d'expérience : Junior 0-2 ans / Confirmé 3-5 ans / Senior 6-10 ans / Expert 10+ ans
• TJM cible ou fourchette acceptée (en €)
• Salaire cible (si CDI)
• Disponibilité : Immédiate / 1 mois / 2 mois / 3+ mois
• Statut consultant : En mission / Intercontrat / Disponible bientôt / En vivier / Placé chez un autre
• Date fin de mission actuelle : pour anticiper l'intercontrat
• Compétences techniques : tags multiples (Python, AWS, Kubernetes, Snowflake, etc.)
• Compétences fonctionnelles : tags secteurs (Banque, Assurance, Retail, Industrie)
• Mobilité : Full remote / Hybride / Sur site uniquement
• Zone géographique acceptée : Île-de-France / Nantes / Lyon / Tout pays
• Type de contrat : CDI / Freelance / Portage / Sous-traitance
• Source candidat : LinkedIn / Cooptation / Job board / Candidature spontanée / Mission précédente
• Statut RGPD : Consentement actif / À renouveler / Refusé / Droit à l'oubli
• Date dernier contact : pour relance auto si > 3 mois

Champs essentiels pour les Décideurs clients (Person)

La fiche d'un décideur client doit permettre de qualifier son pouvoir et son périmètre :

• Fonction : DSI / Directeur IT / Responsable Infra / Lead Tech / Acheteur IT
• Pouvoir de décision : Décideur final / Influenceur / Validateur technique / Acheteur
• Périmètre : Practice ou BU couverte (Java, Data, Cloud, Sécurité, etc.)
• Niveau séniorité interlocuteur : C-Level / VP / Director / Manager / Lead
• Source de la relation : Cooptation / Salon / Inbound / Cold outreach / Mission précédente

Champs essentiels pour les Organisations clientes

L'organisation cliente porte les attributs structurels qui orientent l'approche commerciale :

• Secteur : Banque / Assurance / Retail / Industrie / Secteur public / Tech
• Taille (effectif IT) : <50 / 50-200 / 200-1000 / 1000+
• Référencement : Référencé / Non référencé / À référencer (très important en ESN, le référencement conditionne l'accès)
• Volume mission/an : <5 / 5-20 / 20-50 / 50+
• TJM moyen accepté : <500 / 500-700 / 700-900 / 900+
• Délai de paiement : 30j / 45j / 60j fin de mois / Autre
• Process achat : Référencement / Appel d'offres / Achat direct / Marketplace
• Account Manager attribué : pour exclusivité du compte

RGPD et conformité CNIL pour les candidats

Le RGPD impose des règles strictes sur la conservation des CV. Trois points à automatiser dans Pipedrive :

• Recueil du consentement à la création du contact (champ obligatoire "Date de consentement")
• Durée de conservation : 24 mois maximum après le dernier contact actif (recommandation CNIL)
• Workflow d'anonymisation : automatisation qui anonymise (vide les champs nom/email/téléphone) les candidats inactifs depuis 24 mois — voir chapitre Automatisations

Dédoublonnage et qualité de la base candidats

Une base candidats sale = chaos. Mes règles d'or :

• Email comme clé unique : Pipedrive bloque les doublons d'email à la création
• Nom + prénom comme clé secondaire : utiliser "Find duplicates" mensuellement
• Numéro de téléphone normalisé : format international +33... (champ formaté Pipedrive)
• Audit qualité hebdo : filtre des candidats sans email + sans téléphone + sans LinkedIn → à compléter ou supprimer