Pipedrive pour Recrutement & ESN

Pourquoi Pipedrive pour recrutement & esn ?

Champs personnalisés recommandés

La gestion du recrutement et des consultants en ESN nécessite un modèle de données spécifique. Pipedrive doit distinguer clairement les candidats des clients, tout en permettant le matching entre les profils disponibles et les besoins exprimés.

Champs pour les fiches Candidats/Consultants

Les candidats et consultants constituent votre stock de talents. Chaque fiche doit capturer les informations essentielles pour le placement :

• Poste actuel / Titre recherché : Développeur Java, Chef de projet, Data Engineer
• Niveau d'expérience : Junior (0-2 ans), Confirmé (3-5 ans), Senior (6+ ans), Expert
• TJM ou Salaire : Fourchette acceptée par le candidat, en euros
• Disponibilité : Immédiate, 1 mois, 2 mois, 3 mois+
• Statut consultant : En mission, Intercontrat, Disponible prochainement, Vivier actif
• Compétences clés : Tags multiples (Python, AWS, Agile, etc.)
• Mobilité : Full remote, Hybride, Sur site uniquement
• Zone géographique : Régions ou villes acceptées
• Type de contrat : CDI, Freelance, Intérim, Portage
• Source candidat : LinkedIn, Cooptation, Job board, Candidature spontanée
• Date fin mission actuelle : Pour anticiper les intercontrats

Champs pour les fiches Clients/Donneurs d'ordre

Les organisations clientes ont leurs propres spécificités :

• Secteur d'activité : Banque, Assurance, Retail, Industrie, Secteur public
• Volume missions/an : Pour prioriser les comptes stratégiques
• TJM moyen accepté : Fourchette budgétaire habituelle
• Délai de paiement : 30j, 45j, 60j fin de mois
• Process achat : Appel d'offres, Référencement, Achat direct
• Interlocuteur RH / Achat : Contact pour les négociations

Champs pour les Deals/Missions

Chaque mission représente une opportunité commerciale avec ses propres métriques :

• TJM vendu : Prix facturé au client
• TJM consultant : Coût du consultant (salaire chargé ou TJM freelance)
• Marge brute : Calculée automatiquement (TJM vendu - TJM consultant)
• Durée mission : En jours ou mois
• Date démarrage : Pour planifier les ressources
• Période de garantie : 3 mois typiquement en recrutement
• Commission recruteur : Pour le calcul des primes

Double pipeline : candidats et clients

Le recrutement et le staffing en ESN fonctionnent sur deux axes parallèles qui doivent converger : le sourcing de talents et le développement commercial. Pipedrive gère parfaitement cette dualité avec deux pipelines distincts.

Pipeline Candidats/Consultants

Ce pipeline suit le parcours du candidat depuis le premier contact jusqu'au placement :

• Sourcing : Candidat identifié sur LinkedIn, reçu en candidature
• Préqualification : Premier échange téléphonique de 15-20 minutes
• Entretien approfondi : Rencontre physique ou visio d'1h
• Tests techniques : Si applicable, évaluation des compétences
• Vivier actif : Candidat validé, en attente de mission
• Présenté client : CV envoyé sur une mission
• Entretien client : Rencontre avec le client final
• Proposition : Offre émise au candidat
• Placé : Mission démarrée

Pipeline Commercial/Missions

Ce pipeline gère les opportunités côté client :

• Besoin identifié : Le client exprime un besoin de recrutement ou staffing
• Qualification : Budget, timing, profil détaillé du poste
• Profils présentés : CVs envoyés au client
• Entretiens planifiés : Candidats rencontrent le client
• Négociation : Discussion sur TJM, conditions, démarrage
• Mission signée : Contrat ou bon de commande reçu

Le matching candidat/mission

L'enjeu central est de connecter les bons profils aux bonnes missions. Dans Pipedrive, utilisez le système de liens entre personnes et deals. Quand vous présentez un candidat sur une mission, créez un lien entre la fiche personne (candidat) et le deal (mission). Cela permet de voir instantanément quels candidats ont été présentés sur quelle mission, et inversement.

Automatisations essentielles pour le recrutement

Le volume de candidatures et de missions traité par une ESN ou un cabinet de recrutement justifie des automatisations poussées. Voici les workflows indispensables :

Alertes intercontrat

Quand un consultant passe en statut "Intercontrat" ou que sa "Date fin mission" approche (J-30), déclenchez une notification Slack à l'équipe commerciale et un email de rappel au consultant. Cela permet de réagir vite pour limiter les jours non facturés.

Relance vivier

Les candidats en vivier doivent être contactés régulièrement pour maintenir la relation. Automatisez un email mensuel personnalisé : "Bonjour {{prénom}}, on a de nouvelles missions {{compétences_clés}} qui pourraient vous intéresser."

Suivi post-placement

Après un placement, programmez une séquence automatique :

• J+7 : Email au candidat "Comment se passe votre première semaine ?"
• J+30 : Email au client "Êtes-vous satisfait de {{prénom}} ?"
• J+90 : Email au candidat "Fin de période d'essai, on fait le point ?"
• J+180 : Email au client "Besoin d'un autre profil similaire ?"

Scoring automatique des candidats

Avec Make.com, vous pouvez enrichir automatiquement les fiches candidats : parsing du CV, scoring des compétences par rapport à vos missions actives, alerte quand un profil "5 étoiles" entre dans le pipeline.

Intégrations recommandées pour ESN et recrutement

Pipedrive seul ne suffit pas pour gérer un cabinet de recrutement ou une ESN. Voici les intégrations qui complètent efficacement le CRM :

ATS (Applicant Tracking System)

Pour les équipes de plus de 5 recruteurs, un ATS dédié comme Recruitee, Flatchr ou Welcome to the Jungle est recommandé. Pipedrive gère alors la relation commerciale et le suivi post-placement, tandis que l'ATS gère le parsing CV et le multiposting. Connectez les deux via Make.com ou Zapier.

LinkedIn Sales Navigator

Indispensable pour le sourcing. Des outils comme Surfe, LeadIQ ou Apollo permettent de pousser les profils LinkedIn directement dans Pipedrive, enrichis avec email et téléphone.

Signature électronique

DocuSign, Yousign ou PandaDoc pour faire signer les contrats de mission rapidement. L'intégration native crée automatiquement le document depuis les données du deal et notifie quand c'est signé.

Facturation

Connectez Pipedrive à votre outil de facturation (Pennylane, QuickBooks, Sellsy) pour générer automatiquement les factures quand une mission démarre ou à chaque fin de mois.

Planification des entretiens

Calendly ou Cal.com intégrés à Pipedrive permettent aux candidats de réserver leur créneau d'entretien directement depuis un email. L'activité est automatiquement créée dans le CRM.

KPIs et tableaux de bord recrutement

Les métriques du recrutement et du staffing sont spécifiques. Configurez vos tableaux de bord Pipedrive pour suivre :

Métriques sourcing

• Candidats sourcés / semaine : Volume d'entrée dans le pipeline
• Taux de préqualification : % de candidats passant le premier entretien
• Taux de vivier actif : % de candidats validés et disponibles
• Coût par candidat qualifié : Si vous utilisez des job boards payants

Métriques placement

• Time-to-fill : Délai moyen entre ouverture du besoin et placement
• Placements / mois / recruteur : Productivité de l'équipe
• Taux de rétention : % de placements dépassant la période d'essai
• CA par placement : TJM × nombre de jours moyen

Métriques ESN/staffing

• Taux d'intercontrat : % de consultants non staffés
• Marge moyenne par mission : Rentabilité du staffing
• TJM moyen vendu : Pour suivre l'évolution des prix
• Durée moyenne des missions : Stabilité du portefeuille

Pipedrive vs ATS spécialisés : que choisir ?

La question revient souvent : faut-il utiliser Pipedrive ou un ATS comme Recruitee, Lever, Greenhouse ?

Pipedrive est adapté si :

• Vous êtes une petite équipe (moins de 10 recruteurs)
• Vous faites autant de développement commercial que de sourcing
• Vous gérez des consultants sur le long terme (ESN, staffing)
• Vous voulez un seul outil pour candidats ET clients

Un ATS dédié est préférable si :

• Vous recevez plus de 100 candidatures par mois
• Vous avez besoin de multiposting sur job boards
• La conformité RGPD candidats est critique
• Vous faites du recrutement volume (intérim, grande distribution)

La solution optimale pour une ESN ou un cabinet mixte : utiliser Pipedrive pour le CRM commercial et le suivi des consultants placés, couplé à un ATS léger pour le sourcing initial. La synchronisation via Make.com permet de ne pas double-saisir.

Les 7 chapitres du guide

Ressources complémentaires

Pour aller plus loin dans la mise en place de votre CRM recrutement :

• Guide Pipedrive complet : Les fondamentaux du CRM
• Guide Make.com : Automatiser vos workflows recrutement
• Guide Smartlead : Prospection automatisée pour développer votre portefeuille clients
• Pipedrive et IA : Scoring candidats et matching automatique