Pipelines pour Recrutement & ESN

Pourquoi deux pipelines distincts en ESN

Une ESN gère deux flux totalement différents qui doivent coexister sans se confondre : le flux commercial mission (Deals avec valeur, probabilité, date de closing) et le flux recrutement candidat (CV, entretiens, validation technique, placement). Tenter de les mixer dans un seul pipeline produit toujours le même chaos : forecasting faussé, KPI illisibles, équipes qui ne savent plus où regarder.

Mes recommandations sur la base de 10+ ESN configurées : 2 pipelines obligatoires, parfois 3 si vous avez du forfait/projet en plus du staffing.

Pipeline 1 : Missions clients (Deals)

Ce pipeline représente les besoins exprimés par les clients, du brief initial jusqu'à la signature et le démarrage. C'est le pipeline de pilotage commercial.

Structure recommandée en 7 étapes :

1. Brief reçu (probabilité 10%) : besoin remonté par le client (RFP, email, appel). Première qualif à faire.
2. Qualifié (20%) : besoin validé en interne, profil cible défini, TJM cible posé, date démarrage connue.
3. Sourcing en cours (35%) : le pôle recrutement cherche le bon profil dans le vivier ou en sourcing actif.
4. CV présenté (50%) : un ou plusieurs CV envoyés au client. Date d'envoi tracée.
5. Entretien client (65%) : le client valide ou rejette. Si rejet, retour au sourcing.
6. Bon pour signature (85%) : accord verbal, contrat en circuit. Bon de commande attendu.
7. Mission démarrée (100% — won) : consultant on-site, prestation facturable.

Étape "perdu" : déclencher avec une raison structurée (TJM hors budget, profil non disponible, client a choisi un concurrent, mission annulée).

Durée moyenne d'une mission au pipeline ESN classique : 3 à 6 semaines entre brief et démarrage. Toute mission qui dépasse 8 semaines à un stade doit déclencher une alerte automatique (cf. chapitre Automatisations).

Pipeline 2 : Candidats et consultants

Ce pipeline représente le parcours d'un talent depuis l'identification jusqu'au placement actif (et après). C'est le pipeline RH/recrutement.

Structure recommandée en 8 étapes :

1. Identifié : profil repéré sur LinkedIn, JobBoard, cooptation
2. Pré-qualifié : premier appel téléphonique 15-20 min
3. Qualifié : entretien approfondi 1h, CV à jour, prétention TJM/salaire validée
4. Tests/Évaluation : technique (CodinGame, étude de cas) si applicable
5. Vivier actif : disponible, à pousser sur les missions ouvertes
6. Présenté : CV envoyé sur une mission précise (lié au pipeline missions)
7. En entretien client : étape miroir avec le pipeline missions
8. Placé / En mission : démarrage effectif, suivi de mission

Au bout du pipeline, on n'archive pas : un consultant placé reste en base avec un statut "En mission" pour pouvoir être suivi pendant et anticiper sa fin de mission (intercontrat).

Pipeline 3 : Forfait/Projet (optionnel)

Si votre ESN fait aussi du forfait ou des projets au TMA (tierce maintenance), ajoutez un troisième pipeline distinct du staffing pur. Étapes typiques :

1. Avant-vente / cadrage
2. Chiffrage / proposition
3. Soutenance / présentation
4. Négociation
5. Bon pour signature
6. Projet démarré

Le pipeline forfait a une probabilité et un ARR différents du staffing pur, donc séparer évite de polluer le forecasting.

Connecter les deux pipelines : la clé du staffing

Pipedrive ne permet pas nativement de "lier" un deal du pipeline missions à un deal du pipeline candidats. Mais on peut le faire proprement avec des champs personnalisés :

• Sur chaque deal Mission, créer un champ "Candidat présenté" de type "Personne" qui pointe vers le contact candidat
• Sur chaque deal Mission, un champ "Date présentation CV" pour tracer le délai brief→présentation
• Sur chaque deal Candidat, un champ "Mission visée" de type "Deal" qui pointe vers le deal mission

Cela permet de générer des rapports croisés : taux de présentation après brief, taux d'acceptation client après présentation CV, durée moyenne de placement par practice.

Probabilités de closing par étape : à calibrer sur vos chiffres

Les probabilités que je donne ci-dessus (10/20/35/50/65/85/100) sont des bases de départ. Au bout de 6 mois d'utilisation Pipedrive, recalculez vos vraies probabilités à partir de l'historique :

• Sur 100 briefs reçus, combien ont été qualifiés ?
• Sur 100 qualifiés, combien sont allés en présentation CV ?
• Sur 100 présentations CV, combien sont allés en entretien client ?
• Etc.

Ces ratios sont propres à votre ESN, votre niche, votre vivier. Ils doivent piloter votre forecasting.