Tableaux de bord pour Recrutement & ESN

Pourquoi 5 dashboards Pipedrive en ESN, pas 1

L'erreur classique : créer un seul "dashboard ESN" avec 30 widgets que personne ne consulte. La bonne pratique : 5 dashboards distincts, chacun pour un public et un usage précis. Au-delà, Pipedrive devient illisible.

Dashboard 1 : Direction commerciale (DG/DC)

Public : direction générale, directeur commercial. Cadence : consultation hebdomadaire en COMEX. Widgets clés :

• CA prévisionnel pondéré (Forecast) : valeur deals × probabilité par mois sur 6 mois
• Carnet de commandes mission : somme des deals "Won" en cours, ventilé par practice
• Pipeline en valeur par étape (funnel)
• Taux de conversion brief → mission gagnée par Account Manager
• TJM moyen pondéré nouveaux deals (par mois)
• Taux d'occupation des consultants : % de consultants placés vs intercontrat

Dashboard 2 : Manager d'équipe / Practice Lead

Public : Business Unit Managers, Practice Leads. Cadence : consultation quotidienne. Widgets :

• Pipeline équipe par étape
• Deals stuck > 14 jours (à débloquer)
• Activités en retard de l'équipe
• Top 10 deals à plus forte valeur en cours
• Consultants en intercontrat ou intercontrat dans 30j
• Taux de placement par recruteur sur la practice

Dashboard 3 : Account Manager / Business Manager individuel

Public : chaque AM/BM voit son propre dashboard. Cadence : consultation pluri-quotidienne. Widgets :

• Mes deals par étape
• Mes activités du jour
• Mes deals stuck
• Mon taux de conversion (étape → étape)
• Mes objectifs vs réel (CA, nb missions gagnées)
• Mes leads non rappelés > 4h (alerte)

Dashboard 4 : Pôle recrutement / Talent Acquisition

Public : sourceurs, recruteurs, responsable RH. Cadence : consultation quotidienne. Widgets :

• Pipeline candidats par étape
• Nouveaux candidats sourcés cette semaine
• Candidats en vivier disponibles immédiatement
• Présentations CV en attente de feedback client
• Taux de matching candidat→mission par recruteur
• Source des candidats placés (cooptation, LinkedIn, job board)

Dashboard 5 : Compte stratégique (Account Plan)

Public : Account Manager senior + direction. Cadence : revue trimestrielle. Un dashboard par client clé. Widgets :

• Toutes les missions chez ce client (en cours + historique)
• CA généré par ce client sur 12 mois glissants
• Nombre de consultants placés actuellement
• Pipeline futur chez ce client
• Décideurs et leur statut relationnel (à voir, à relancer, OK)
• NPS / satisfaction si tracé

KPIs sectoriels ESN à suivre absolument

Au-delà des dashboards, ces 8 KPIs doivent être dans la tête du DG :

1. Taux d'occupation : % de consultants en mission vs total ESN. Cible : 88-92%.
2. Marge brute moyenne par jour facturé : (TJM facturé - TJM consultant) moyen. Cible : 30-40%.
3. Délai brief → présentation CV : temps moyen pour proposer un candidat. Cible : <72h.
4. Taux d'acceptation client après présentation : % de CV qui passent en entretien client. Cible : >50%.
5. Taux de conversion entretien → mission : % d'entretiens qui aboutissent. Cible : 40-60%.
6. Durée moyenne des missions : temps moyen de prestation par consultant. Cible : >120 jours.
7. Taux d'enchaînement : % de consultants qui enchaînent une mission après une autre sans intercontrat. Cible : >85%.
8. Délai de paiement clients : jours moyens entre facturation et encaissement. Cible : <60 jours.

Configuration technique des dashboards Pipedrive

Quelques règles techniques que j'applique :

• Filtres dashboard : chaque dashboard a un filtre "Owner" pour personnaliser par utilisateur
• Période par défaut : 90 jours glissants pour la plupart des widgets, 12 mois pour les dashboards stratégiques
• Permissions : dashboards Direction non visibles par les AM, dashboards individuels visibles uniquement par leur owner
• Export hebdo : automatiser un export PDF des dashboards Direction tous les lundis matin par email (via Make.com + Pipedrive API)

Quand passer à un outil BI dédié

Pipedrive Insights couvre 80% des besoins reporting d'une ESN. Au-delà de 50 consultants ou si vous voulez croiser des données de plusieurs sources (Pipedrive + ERP + facturation + comptabilité), je recommande de pousser les données Pipedrive vers un BI dédié (Looker Studio gratuit, Metabase, ou Power BI). Les KPIs ESN sont alors calculés là-bas, et les utilisateurs business consultent un dashboard BI quotidien à la place de Pipedrive Insights.