Équipe & Permissions
Structurez les accès de votre équipe. Les bonnes permissions garantissent la sécurité des données et la productivité.
⏱️ En bref : Créez des rôles adaptés à chaque profil (Admin, Manager, Commercial). Utilisez les équipes pour structurer par région ou segment. Configurez la visibilité des données selon le besoin : un commercial n'a pas besoin de voir les deals de toute l'entreprise.
Comprendre la structure Pipedrive
Pipedrive organise les accès avec trois concepts clés :
| Concept | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Utilisateur | Un compte individuel avec email/mot de passe | Marie Dupont, commercial |
| Équipe | Un groupe d'utilisateurs | Équipe France, Équipe Enterprise |
| Rôle (Permission Set) | Un ensemble de droits d'accès | Admin, Manager, Sales Rep |
Les rôles par défaut
Pipedrive propose des rôles prédéfinis que vous pouvez utiliser ou personnaliser :
Admin
- ✅ Accès total à toutes les données
- ✅ Peut modifier les paramètres du compte
- ✅ Peut ajouter/supprimer des utilisateurs
- ✅ Peut créer des pipelines et champs
- ✅ Peut voir toutes les statistiques
Pour qui : Fondateurs, Ops, RevOps
Manager
- ✅ Accès aux données de son équipe
- ✅ Peut voir les rapports de son équipe
- ✅ Peut modifier les deals de son équipe
- ❌ Ne peut pas modifier les paramètres globaux
- ❌ Ne peut pas ajouter d'utilisateurs
Pour qui : Sales Managers, Team Leads
Regular User
- ✅ Accès à ses propres données
- ✅ Peut créer et modifier ses deals
- ❌ Ne voit pas les deals des autres
- ❌ Accès limité aux rapports
Pour qui : Commerciaux, SDR, BDR
💡 Principe du moindre privilège
Donnez à chaque utilisateur uniquement les accès dont il a besoin. Moins de droits = moins de risques d'erreurs ou de fuites de données.
Ajouter un utilisateur
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Accéder à la gestion utilisateurs
Settings → Company settings → Manage users
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Ajouter l'utilisateur
Cliquez sur "+ Add user" → Entrez l'email → Choisissez le rôle
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Assigner à une équipe
Sélectionnez l'équipe (ou créez-en une)
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Envoyer l'invitation
L'utilisateur reçoit un email pour créer son mot de passe
📊 Facturation
Chaque utilisateur actif est facturé. Sur le plan Professional à 49€/mois, une équipe de 5 coûte 245€/mois.
Créer des équipes
Les équipes permettent de grouper les utilisateurs et de filtrer les données par groupe.
Quand créer des équipes ?
- Par région : Équipe France, Équipe DACH, Équipe UK
- Par segment : Équipe SMB, Équipe Enterprise
- Par fonction : Équipe SDR, Équipe AE, Équipe CS
- Par produit : Équipe Produit A, Équipe Produit B
Créer une équipe
Settings → Company settings → Manage teams → "+ Add team"
- Nommez l'équipe
- Désignez un manager
- Ajoutez les membres
Configurer la visibilité des données
La visibilité détermine ce que chaque utilisateur peut voir. C'est crucial pour la confidentialité et la concentration.
Options de visibilité
| Niveau | L'utilisateur voit | Usage |
|---|---|---|
| Owner only | Uniquement ses propres données | Commerciaux indépendants |
| Team | Ses données + celles de son équipe | Équipes collaboratives |
| Team + Sub-teams | Son équipe + équipes sous sa responsabilité | Managers multi-équipes |
| All | Toutes les données de l'entreprise | Admins, Direction |
Configurer la visibilité
Settings → Company settings → Permission sets → Sélectionner un rôle → Visibility
⚠️ Attention
La visibilité "All" pour tous = aucune confidentialité. Les commerciaux peuvent voir les deals de leurs collègues, ce qui peut créer des tensions.
Créer des rôles personnalisés
Les rôles par défaut ne correspondent pas toujours à vos besoins. Créez des rôles sur-mesure.
Exemples de rôles personnalisés
SDR (Sales Development Rep)
- ✅ Créer des deals et contacts
- ✅ Modifier ses propres deals
- ❌ Supprimer des données
- ❌ Voir les deals des autres
- ❌ Accès aux rapports globaux
Account Executive
- ✅ Tout ce que le SDR peut faire
- ✅ Marquer des deals comme gagnés/perdus
- ✅ Voir les rapports de son équipe
- ❌ Modifier les paramètres
Sales Ops
- ✅ Voir toutes les données
- ✅ Créer des rapports et dashboards
- ✅ Modifier les champs personnalisés
- ✅ Gérer les automatisations
- ❌ Supprimer des utilisateurs
Créer un rôle personnalisé
- Settings → Company settings → Permission sets
- "+ Add permission set"
- Nommez le rôle
- Cochez les permissions une par une
- Sauvegardez
Gérer les départs et arrivées
Nouveau commercial arrive
- Créer son compte utilisateur
- Assigner le bon rôle
- Ajouter à la bonne équipe
- Transférer des deals existants si besoin
- Former aux conventions de l'équipe
Un commercial part
- Réassigner ses deals — Ne pas les laisser orphelins
- Réassigner ses contacts — Le nouveau owner doit suivre
- Exporter ses données si besoin — Pour historique
- Désactiver le compte — Settings → Users → Deactivate
💡 Ne supprimez pas, désactivez
Désactiver un utilisateur conserve l'historique des activités. Supprimer efface tout. Désactivez toujours.
Réassigner des données en masse
Quand un commercial part ou change de périmètre, vous devez réassigner ses données.
-
Filtrer les données à réassigner
Vue Deals → Filtrer par propriétaire → Sélectionner l'ancien owner
-
Sélectionner les deals
Cochez tous les deals à réassigner (ou utilisez "Select all")
-
Action en masse
"..." → "Edit" → "Owner" → Sélectionner le nouvel owner
Former votre équipe à Pipedrive
Un CRM n'est utile que si l'équipe l'utilise correctement. Investissez dans la formation.
Points essentiels à former
- Quand créer un deal — Critères clairs de création
- Comment avancer un deal — Critères de passage d'étape
- Quels champs remplir — Les champs obligatoires et pourquoi
- Comment logger une activité — Après chaque interaction
- Quand marquer un deal perdu — Ne pas garder des deals zombies
Bonnes pratiques de formation
- Session initiale de 1-2h à l'arrivée
- Documentation écrite accessible (Notion, Wiki)
- Vidéos courtes pour les process clés
- Revue hebdomadaire des données pour corriger les erreurs
Indicateurs de santé équipe
Surveillez ces métriques pour détecter les problèmes d'adoption :
- Deals sans activité planifiée — Signe de négligence
- Champs vides sur les deals — Mauvaise discipline
- Deals qui pourrissent — Pipeline non nettoyé
- Connexion au CRM — Si quelqu'un ne se connecte pas, il ne l'utilise pas
Checklist équipe
- ☑️ Chaque utilisateur a le bon rôle
- ☑️ Équipes créées et utilisateurs assignés
- ☑️ Visibilité configurée correctement
- ☑️ Process de départ/arrivée documenté
- ☑️ Formation initiale dispensée
- ☑️ Documentation accessible à tous