Champs Personnalisés pour Organisme de Formation

Principes de conception des champs

Avant de créer des dizaines de champs, réfléchissez à leur usage. Un champ doit servir au moins un de ces objectifs : filtrer et segmenter (pour retrouver des deals), automatiser (déclencher des actions), reporter (analyser la performance), ou synchroniser (envoyer vers Dendreo/Digiforma).

Évitez les champs "au cas où". Chaque champ non utilisé pollue l'interface et alourdit la saisie. Commencez avec l'essentiel, ajoutez ensuite selon les besoins réels.

Champs Deal essentiels

Les deals représentent les inscriptions (inter) ou les projets (intra). Voici les champs indispensables.

Formation visée

Type : Liste déroulante. Contient votre catalogue de formations. Permet de filtrer par produit et de calculer le CA par formation. Si votre catalogue est très large (50+ formations), envisagez une hiérarchie : "Domaine - Formation" ou utilisez deux champs liés.

Session

Type : Liste déroulante ou texte. Identifie la session spécifique (date + lieu). En inter, c'est crucial pour suivre le taux de remplissage. Format suggéré : "Excel Avancé - 15/03/2026 - Paris" ou simplement la date si le lieu est toujours le même.

Type de financement

Type : Liste déroulante. Options : OPCO, CPF, Entreprise direct, Autofinancement, Mixte. Ce champ détermine le workflow de vente (dossier OPCO vs paiement direct) et les relances appropriées.

OPCO concerné

Type : Liste déroulante. Options : OPCO EP, Atlas, Akto, AFDAS, etc. Visible et obligatoire uniquement si "Type de financement" = OPCO. Permet d'anticiper les délais (chaque OPCO a ses propres temps de traitement).

Montant HT

Type : Monétaire. Le tarif de la formation hors taxes. Utilisez le champ "Valeur" natif de Pipedrive ou créez un champ dédié si vous avez besoin de distinguer plusieurs montants.

Champs financement détaillés

Le financement OPCO/CPF nécessite un suivi précis.

Numéro dossier OPCO

Type : Texte. La référence du dossier attribuée par l'OPCO. Indispensable pour les relances et le suivi. Format variable selon les OPCO.

Date dépôt dossier

Type : Date. Quand le dossier a été déposé. Permet de calculer l'ancienneté et d'alerter si le délai de réponse OPCO est dépassé (généralement 30 jours).

Montant prise en charge

Type : Monétaire. Le montant accepté par l'OPCO, qui peut différer du montant demandé. Utile pour calculer le reste à charge entreprise.

Reste à charge

Type : Monétaire ou formule. La différence entre le montant HT et la prise en charge OPCO. Pipedrive ne fait pas de formules natives, mais vous pouvez le calculer via Make.com ou le saisir manuellement.

Statut dossier OPCO

Type : Liste déroulante. Options : Non déposé, Déposé, En attente pièces, Validé, Refusé. Plus précis que l'étape de pipeline, permet de garder un deal à l'étape "Financement en cours" tout en suivant le détail du dossier.

Champs administratifs

Le suivi des documents contractuels est essentiel, notamment pour Qualiopi.

Statut convention

Type : Liste déroulante. Options : À envoyer, Envoyée, Signée, Archivée. La convention de formation est le document contractuel central. Son statut conditionne la confirmation de l'inscription.

Date signature convention

Type : Date. Quand la convention a été retournée signée. Utilisé pour les rappels et les statistiques de délai de signature.

Convocation envoyée

Type : Case à cocher ou Date. Trace l'envoi de la convocation au stagiaire. Important pour les preuves Qualiopi (indicateur 10 : conditions d'accueil).

Attestation générée

Type : Case à cocher. Indique si l'attestation de fin de formation a été créée. Généralement géré dans le logiciel métier, mais peut être tracé dans Pipedrive si vous utilisez SmartDocs.

Champs pour formations intra

Les projets intra ont des besoins spécifiques.

Nombre de stagiaires

Type : Numérique. Combien de personnes seront formées. Impact le calcul du CA par stagiaire et la logistique.

Nombre de jours

Type : Numérique. La durée totale du programme en jours. Permet de calculer le prix/jour et de planifier les ressources formateurs.

Dates de réalisation

Type : Texte ou Plage de dates. Les dates prévues pour les sessions. En intra, c'est souvent un planning sur plusieurs semaines/mois.

Formateur assigné

Type : Liste déroulante (vos formateurs) ou lien vers utilisateur Pipedrive. Qui anime la formation. Utile si vous avez plusieurs formateurs et voulez suivre leur charge.

Champs Organisation complémentaires

Au-delà du chapitre Contacts, certains champs Organisation alimentent les deals.

OPCO de rattachement

Type : Liste déroulante. L'OPCO dont dépend l'entreprise. Pré-remplit le champ "OPCO concerné" du deal. Attention : une entreprise peut changer d'OPCO, vérifiez à chaque inscription.

Historique formations

Type : Texte long ou calculé. Résumé des formations déjà suivies. Peut être alimenté automatiquement via Make.com en agrégeant les deals gagnés.

Budget formation annuel

Type : Monétaire. Le budget formation de l'entreprise si connu. Aide à qualifier le potentiel et à proposer des programmes adaptés.

Champs Personne complémentaires

Les fiches stagiaires peuvent être enrichies.

Niveau initial

Type : Liste déroulante. Options : Débutant, Intermédiaire, Avancé, Expert. Utile pour les formations à plusieurs niveaux et pour l'évaluation pré-formation (Qualiopi indicateur 8).

Objectifs personnels

Type : Texte long. Ce que le stagiaire veut accomplir. Recueilli lors de l'inscription, utile pour personnaliser la formation et évaluer la satisfaction.

Restrictions alimentaires / PMR

Type : Texte. Informations logistiques pour les formations en présentiel. Sensible RGPD, ne stockez que si nécessaire et avec consentement.

Organisation et groupes de champs

Pipedrive permet de grouper les champs personnalisés. Utilisez cette fonctionnalité pour structurer l'interface.

Groupes suggérés

Créez un groupe "Formation" avec formation visée, session, durée. Un groupe "Financement" avec type, OPCO, montants, statut dossier. Un groupe "Administration" avec statuts convention, convocation, attestation. Un groupe "Intra" visible uniquement pour les projets intra avec nombre stagiaires, jours, formateur.

Maintenance des listes

Les champs de type liste nécessitent une maintenance régulière.

Catalogue de formations

Mettez à jour la liste "Formation visée" quand vous ajoutez ou retirez des formations du catalogue. Archivez les formations obsolètes plutôt que de les supprimer (les deals historiques les utilisent).

Sessions

Les sessions sont éphémères. Ajoutez les nouvelles sessions, archivez les passées. Ou passez à un champ texte libre si la maintenance devient trop lourde.

Checklist champs personnalisés OF

• ☐ Champs Deal créés : Formation, Session, Type financement, OPCO, Montant HT
• ☐ Champs financement : N° dossier, Date dépôt, Montant prise en charge, Statut dossier
• ☐ Champs admin : Statut convention, Date signature, Convocation envoyée
• ☐ Champs intra (si applicable) : Nb stagiaires, Nb jours, Formateur
• ☐ Groupes de champs configurés pour organiser l'interface
• ☐ Liste des formations à jour avec le catalogue
• ☐ Liste des OPCO complète
• ☐ Process de maintenance des listes documenté