Gestion des Contacts pour Organisme de Formation

Personnes vs Organisations : le modèle Pipedrive

Pipedrive utilise deux types de fiches contact. Les Personnes représentent des individus avec nom, email, téléphone. Les Organisations représentent des entreprises avec nom, adresse, secteur. Une Personne est toujours liée à une Organisation (sauf exception comme les particuliers en CPF).

Pour un organisme de formation, cette structure s'adapte naturellement. Le stagiaire est une Personne. L'entreprise qui l'emploie est une Organisation. Le responsable formation ou RH de l'entreprise est une autre Personne, liée à la même Organisation.

Types d'Organisations à distinguer

Créez un champ "Type d'organisation" (liste déroulante) pour catégoriser vos entreprises. Les types utiles pour un OF sont les suivants.

Entreprise cliente

C'est l'entreprise qui envoie des collaborateurs en formation ou qui commande une formation intra. Elle peut être le payeur direct ou passer par un OPCO. C'est votre contact principal pour le commercial.

OPCO

Les opérateurs de compétences (OPEP, OPCO EP, Atlas, Akto, etc.) sont des organisations à part entière dans Pipedrive. Créez une fiche pour chaque OPCO avec lequel vous travaillez. Les contacts au sein de l'OPCO (gestionnaires de dossiers) sont des Personnes liées à cette Organisation.

Prescripteur / Apporteur

Ce sont les organisations qui vous recommandent des clients sans être elles-mêmes clientes. Un cabinet comptable qui recommande vos formations à ses clients, un réseau d'entrepreneurs, une chambre de commerce. Suivez-les pour mesurer les sources de business.

Partenaire formateur

Si vous sous-traitez des formations ou co-animez avec d'autres OF, créez un type dédié. Cela évite de mélanger clients et partenaires dans les rapports.

Fiches Personnes : les rôles clés

Au sein de chaque Organisation, vous interagissez avec différents profils. Créez un champ "Rôle" sur les Personnes pour les identifier.

Stagiaire

La personne qui suit effectivement la formation. Informations clés : nom complet (pour les attestations), email personnel ou pro, téléphone, poste actuel. Le stagiaire est lié à son entreprise (Organisation) et aux deals correspondant à ses inscriptions.

Responsable formation / RH

Votre interlocuteur pour le recueil des besoins et la validation des inscriptions. C'est souvent lui qui signe les conventions. En PME, c'est parfois le dirigeant lui-même.

Décideur / Dirigeant

Celui qui valide les budgets formation, surtout pour les intra. Il n'est pas toujours votre contact direct, mais son accord est nécessaire.

Gestionnaire OPCO

Votre contact au sein de l'OPCO pour le suivi des dossiers de financement. Gardez son contact à jour car les interlocuteurs changent fréquemment.

Champs personnalisés pour les Personnes

Au-delà des champs standard (nom, email, téléphone), ajoutez des champs spécifiques à la formation professionnelle.

Champs recommandés

Le rôle (liste : Stagiaire, Responsable RH, Décideur, Gestionnaire OPCO, Prescripteur) permet de filtrer et segmenter. Le poste (texte libre) donne le contexte métier. La date de dernière formation (date) indique quand la personne a suivi sa dernière formation chez vous, utile pour les relances. Le consentement marketing (case à cocher) trace le RGPD pour l'envoi de newsletters ou invitations.

Champs optionnels

L'ID stagiaire Dendreo/Digiforma (texte) permet la liaison avec votre logiciel métier. Le niveau hiérarchique (liste : Dirigeant, Manager, Employé) affine le ciblage. Les thématiques d'intérêt (multi-sélection) facilitent les campagnes ciblées.

Champs personnalisés pour les Organisations

Les Organisations aussi méritent des champs métier.

Champs recommandés

Le type d'organisation (liste : Entreprise cliente, OPCO, Prescripteur, Partenaire) est indispensable. Le secteur d'activité (liste) permet de cibler vos communications. L'effectif (liste : 1-10, 11-50, 51-250, 250+) qualifie le potentiel. L'OPCO de rattachement (liste des OPCO) anticipe les financements.

Champs financiers

Le CA cumulé (monétaire, calculé ou manuel) montre l'historique de dépenses formation. Le statut client (liste : Prospect, Client actif, Client inactif, Ancien client) segmente votre base.

Liaison Personne - Organisation - Deal

La force de Pipedrive est la liaison entre les entités. Un deal (inscription) est lié à une Personne (le stagiaire) ET à une Organisation (l'entreprise). Cela permet de voir sur la fiche Organisation tous les stagiaires formés et sur la fiche Personne toutes les formations suivies.

Multi-contacts sur un deal

Un deal peut avoir plusieurs Personnes liées. Le stagiaire est le contact principal. Le responsable RH est un contact secondaire (ajouté via "Participants"). Le gestionnaire OPCO peut aussi être ajouté si vous voulez tracer les échanges. Pipedrive permet d'associer les emails et activités au bon contact sur chaque deal.

Historique et récurrence

En formation, la récurrence est fréquente. Une entreprise envoie régulièrement des collaborateurs. Un stagiaire suit plusieurs formations. En ouvrant la fiche Organisation, vous voyez instantanément tous les deals passés et en cours. C'est précieux pour la relation commerciale et pour préparer les audits Qualiopi (indicateur 32 : gestion des réclamations et suivi).

Gestion des doublons

Les doublons sont un problème classique en formation. Un stagiaire peut être créé par un commercial, puis recréé lors d'une autre inscription. Pipedrive détecte les doublons potentiels basés sur l'email ou le nom.

Stratégie de déduplication

Avant de créer une Personne, recherchez toujours par email. Si le contact existe, mettez-le à jour plutôt que d'en créer un nouveau. Planifiez un nettoyage mensuel avec l'outil de fusion intégré. Pour l'intégration avec Dendreo/Digiforma, configurez la recherche par email avant création dans vos scénarios Make.com.

Normalisation des données

Établissez des règles de saisie. Les noms en "Prénom Nom" (pas "NOM Prénom"). Les emails en minuscules. Les téléphones au format international (+33). Cette discipline évite les doublons et facilite les exports.

Segmentation et filtres

Créez des filtres sauvegardés pour accéder rapidement aux segments utiles.

Filtres Personnes

Les stagiaires à relancer sont ceux avec "Dernière formation" il y a plus de 12 mois. Les responsables RH sans deal ouvert sont des cibles pour la prospection. Les stagiaires inscrits ce mois reçoivent les convocations.

Filtres Organisations

Les entreprises clientes actives (deal gagné dans les 12 derniers mois) sont votre base fidèle. Les prospects qualifiés (deal en cours, étape > Qualifié) méritent un suivi rapproché. Les inactifs depuis 24 mois sont des cibles de réactivation.

Import et enrichissement

Vous avez probablement une base existante dans Excel ou votre ancien outil. L'import Pipedrive accepte les CSV avec mapping de colonnes.

Préparer l'import

Nettoyez votre fichier source avant import. Supprimez les doublons évidents. Normalisez les formats (dates, téléphones). Séparez Personnes et Organisations si nécessaire. Mappez vos colonnes vers les champs Pipedrive (y compris les champs personnalisés créés au préalable).

Enrichissement automatique

Des outils comme Dropcontact ou Societeinfo peuvent enrichir vos fiches Organisation avec des données publiques (SIRET, effectif, secteur NAF). Utile pour qualifier votre base sans saisie manuelle.

Checklist contacts organisme de formation

• ☐ Champ "Type d'organisation" créé (Entreprise, OPCO, Prescripteur, Partenaire)
• ☐ Champ "Rôle" créé sur Personnes (Stagiaire, Responsable RH, Décideur, Gestionnaire OPCO)
• ☐ Champs métier ajoutés (Secteur, Effectif, OPCO rattaché, Date dernière formation)
• ☐ Fiches OPCO créées pour vos principaux financeurs
• ☐ Règles de nommage documentées
• ☐ Filtres segments créés et sauvegardés
• ☐ Process de déduplication planifié (mensuel)
• ☐ Import de base existante réalisé