Automatisations pour Organisme de Formation

Automatisations natives Pipedrive

Pipedrive propose un moteur d'automatisation intégré accessible via Automatisations dans le menu principal. Ces workflows se déclenchent sur des événements Pipedrive (création de deal, changement d'étape, mise à jour de champ) et exécutent des actions simples.

Déclencheurs disponibles

Les déclencheurs les plus utiles pour un OF sont le deal ajouté (nouvelle demande ou inscription), le deal passé à une étape (progression dans le pipeline), le deal mis à jour (changement de champ comme le statut financement), l'activité terminée (appel fait, RDV réalisé), et le deal marqué gagné ou perdu.

Actions possibles

Pipedrive peut créer une activité (rappel, tâche), envoyer un email (depuis un template), mettre à jour un champ, ajouter un follower au deal, ou envoyer un webhook (pour déclencher Make.com).

Automatisation 1 : Relance devis sans réponse

Un prospect reçoit un devis mais ne répond pas. Après 3 jours, une relance automatique part.

Configuration Pipedrive

Déclencheur : Deal passe à l'étape "Devis envoyé". Action : Créer une activité "Relancer si pas de réponse" à J+3, assignée au propriétaire du deal. Condition : le deal est toujours à l'étape "Devis envoyé" (sinon le prospect a répondu entre temps).

Variante avec email automatique

Au lieu d'une activité, envoyez directement un email de relance. Créez un template "Relance devis formation" dans les paramètres email Pipedrive. L'automatisation envoie ce template à J+3 si le deal est toujours à "Devis envoyé".

Automatisation 2 : Suivi dossier OPCO

Les dossiers OPCO ont des délais de traitement (généralement 30 jours). Un deal bloqué trop longtemps à "Financement en cours" nécessite une relance.

Configuration

Déclencheur : Deal passe à l'étape "Financement en cours". Action 1 : Créer une activité "Relancer OPCO si pas de réponse" à J+15. Action 2 : Créer une activité "Escalade OPCO" à J+30. Ces rappels incitent le commercial à relancer le gestionnaire OPCO avant que le dossier ne soit clôturé pour inactivité.

Automatisation 3 : Génération de convention (Make.com)

Quand le financement est validé, il faut envoyer la convention de formation. Cette tâche peut être automatisée avec Make.com et un outil de génération de documents.

Architecture du workflow

Le déclencheur est un webhook Pipedrive qui se déclenche quand un deal passe à l'étape "Financement validé". Make.com récupère les données du deal (formation, dates, montant, coordonnées stagiaire et entreprise). Un module de génération (Google Docs, PandaDoc, ou DocuSign) crée la convention depuis un template. Le PDF est envoyé par email au contact du deal. Le champ "Statut convention" du deal passe à "Envoyée".

Données nécessaires dans Pipedrive

Pour générer une convention complète, le deal doit contenir le nom de la formation, les dates de session, le montant HT et TTC, le mode de financement, le nom du stagiaire, et les coordonnées de l'entreprise. Structurez vos champs personnalisés en amont pour avoir toutes ces données disponibles.

Automatisation 4 : Création stagiaire dans Dendreo

Quand un deal passe à "Inscrit", le stagiaire doit être créé dans votre logiciel métier pour la gestion administrative (émargement, attestation, facturation Qualiopi).

Workflow Make.com

Le webhook Pipedrive envoie les données du deal gagné. Make.com extrait les informations du stagiaire (nom, email, téléphone, entreprise). Le module Dendreo (ou API HTTP pour Digiforma) crée le stagiaire et l'inscrit à la session. L'ID stagiaire Dendreo est renvoyé dans un champ Pipedrive pour référence croisée.

Gestion des erreurs

Que faire si le stagiaire existe déjà dans Dendreo ? Le scénario Make.com doit d'abord rechercher par email. Si trouvé, mettre à jour la fiche existante plutôt que d'en créer une nouvelle. Cela évite les doublons entre les deux systèmes.

Automatisation 5 : Notification session sous-remplie

Une session de formation inter-entreprises a besoin d'un minimum de participants pour être rentable. Si une session est sous-remplie à J-15, déclenchez une alerte.

Logique du workflow

Un scénario Make.com planifié (quotidien) liste les deals dont la date de session est dans 15 jours. Il compte les deals à l'étape "Inscrit" pour chaque session. Si le nombre est inférieur au seuil (par exemple 4 stagiaires), il envoie une notification Slack ou email au responsable commercial. Option : déclencher automatiquement une campagne de relance email vers les prospects "en attente" sur cette session.

Automatisation 6 : Relance prospects report

Un deal perdu avec la raison "Report" signifie que le prospect reviendra plus tard. Créez automatiquement une activité de recontact.

Configuration

Déclencheur : Deal marqué perdu avec raison = "Report". Action : Créer une activité "Recontacter prospect" à J+90 (ou autre délai selon votre cycle). Le commercial sera notifié dans 3 mois pour relancer ce prospect qui avait montré de l'intérêt.

Automatisation 7 : Email de bienvenue stagiaire

Quand un stagiaire est officiellement inscrit, envoyez-lui un email de confirmation avec les informations pratiques.

Contenu de l'email

L'email contient la confirmation d'inscription, le nom de la formation et les dates, le lieu ou lien de connexion (si distanciel), les pré-requis ou travail préparatoire, et les coordonnées de l'interlocuteur en cas de question. Utilisez un template Pipedrive avec les variables de merge (nom stagiaire, formation, dates) pour personnaliser automatiquement.

Bonnes pratiques d'automatisation

Les automatisations mal conçues peuvent créer plus de problèmes qu'elles n'en résolvent.

Tester avant de déployer

Créez un deal test et faites-le passer par toutes les étapes. Vérifiez que les automatisations se déclenchent correctement, que les emails partent aux bons destinataires, et que les données sont correctement transmises à Make.com.

Documenter les workflows

Notez ce que fait chaque automatisation, quand elle se déclenche, et qui la maintient. Utilisez des noms explicites : "OF - Relance devis J+3" plutôt que "Automatisation 1".

Éviter les boucles infinies

Une automatisation qui met à jour un champ peut déclencher une autre automatisation qui met à jour un autre champ, et ainsi de suite. Utilisez des conditions pour éviter ces boucles. Par exemple, ne déclenchez pas sur "deal mis à jour" mais sur "champ X passé de valeur A à valeur B".

Monitorer les échecs

Make.com enregistre les exécutions échouées. Consultez régulièrement le journal pour détecter les erreurs (email invalide, API Dendreo indisponible, etc.). Configurez des alertes email pour les échecs critiques.

Scénarios Make.com recommandés

Voici la liste des scénarios Make.com essentiels pour un OF.

Checklist automatisations OF

• ☐ Automatisation relance devis J+3 configurée
• ☐ Automatisation suivi OPCO J+15/J+30 configurée
• ☐ Templates email créés (relance, confirmation, convocation)
• ☐ Webhook Pipedrive → Make.com configuré
• ☐ Scénario génération convention fonctionnel
• ☐ Scénario sync Dendreo/Digiforma fonctionnel
• ☐ Alertes d'échec Make.com configurées
• ☐ Documentation des workflows à jour