Tableaux de Bord pour Organisme de Formation

Pipedrive Insights : les bases

Insights est le module de reporting de Pipedrive, accessible depuis le menu principal. Il permet de créer des rapports personnalisés et de les assembler en tableaux de bord. Chaque rapport peut être un graphique (barres, lignes, camembert), un tableau, ou un chiffre unique.

Types de rapports

Les rapports Deals analysent le pipeline commercial : CA, nombre de deals, taux de conversion. Les rapports Activités mesurent l'effort commercial : nombre d'appels, de RDV, de tâches complétées. Les rapports Emails trackent les communications : emails envoyés, ouverts, cliqués. Les rapports personnalisés croisent plusieurs dimensions selon vos besoins.

Filtres et dimensions

Chaque rapport peut être filtré par période (ce mois, ce trimestre, année en cours), par pipeline (Inter, Intra), par propriétaire (commercial), par champ personnalisé (formation, OPCO, financement). Les dimensions permettent de ventiler les données (CA par formation, par mois, par commercial).

KPI 1 : Chiffre d'affaires

Le CA est l'indicateur principal. Pipedrive permet de suivre le CA réalisé (deals gagnés) et le CA prévisionnel (deals en cours pondérés par leur probabilité).

CA réalisé par période

Créez un rapport "Deals gagnés" avec la métrique "Valeur totale", filtré sur le statut "Gagné". Ventillez par mois pour voir l'évolution. Comparez avec l'année précédente si vous avez l'historique.

CA par formation

Utilisez le champ "Formation visée" comme dimension. Ce rapport montre quelles formations génèrent le plus de CA. Utile pour arbitrer votre catalogue et concentrer les efforts marketing sur les formations rentables.

CA par type de financement

Ventillez par le champ "Type de financement". Vous verrez la répartition entre OPCO, CPF, entreprise directe et autofinancement. Si un canal domine (ex: 80% OPCO), c'est à la fois une force (expertise) et un risque (dépendance).

CA prévisionnel

Le CA prévisionnel utilise la valeur des deals en cours multipliée par leur probabilité (définie par l'étape de pipeline). Un deal de 2000€ à l'étape "Financement validé" (80%) compte pour 1600€. Ce rapport aide à anticiper les mois creux et à ajuster l'effort commercial.

KPI 2 : Taux de remplissage des sessions

En formation inter-entreprises, le taux de remplissage détermine la rentabilité. Une session à 50% de capacité peut être déficitaire après les coûts fixes (formateur, salle, support).

Calcul du remplissage

Pipedrive ne calcule pas nativement le remplissage. Vous pouvez créer un rapport du nombre de deals "Inscrits" filtré par session. Manuellement, comparez ce chiffre à la capacité de la session. Pour automatiser, utilisez un champ calculé via Make.com ou exportez vers un tableur.

Alertes de sous-remplissage

Comme vu au chapitre Automatisations, configurez des alertes quand une session approche de sa date avec un remplissage insuffisant. Le tableau de bord peut afficher la liste des sessions à risque.

KPI 3 : Taux de conversion

Le taux de conversion mesure l'efficacité de votre processus commercial. Combien de demandes deviennent des inscriptions ?

Conversion globale

Rapport "Entonnoir de conversion" ou "Funnel" dans Insights. Il montre le nombre de deals passés par chaque étape et le taux de passage. Un entonnoir sain en formation : 100 demandes → 60 qualifiées → 40 devis → 25 financement en cours → 20 inscrits. Soit 20% de conversion globale.

Conversion par étape critique

Identifiez les étapes où vous perdez le plus de deals. Si 50% des deals meurent entre "Devis envoyé" et "Financement en cours", le problème est peut-être dans votre suivi post-devis ou dans l'éligibilité au financement. Si c'est entre "Financement en cours" et "Financement validé", les dossiers OPCO sont peut-être mal montés.

Conversion par source

Si vous trackez la source des deals (site web, prospection, recommandation), comparez les taux de conversion. Les prospects recommandés convertissent souvent mieux que le trafic site. Cette analyse guide l'allocation de votre budget marketing.

KPI 4 : Délais de traitement

Le cycle de vente en formation est long à cause des validations de financement. Mesurer les délais aide à anticiper et à identifier les blocages.

Délai moyen par étape

Pipedrive Insights peut calculer le temps moyen passé à chaque étape. Un deal reste en moyenne 5 jours en "Devis envoyé", 21 jours en "Financement en cours", etc. Si une étape est anormalement longue, investiguez.

Délai de réponse OPCO

Filtrez les deals par OPCO et mesurez le délai entre "Financement en cours" et "Financement validé". Vous verrez quels OPCO sont rapides (Atlas souvent) et lesquels sont lents (certains OPCO régionaux). Ajustez vos prévisions de trésorerie en conséquence.

Délai demande → inscription

Le délai global entre la création du deal et son passage à "Inscrit" reflète votre efficacité commerciale. Benchmark formation pro : 30-60 jours pour l'inter avec financement OPCO, 7-14 jours pour l'entreprise direct.

KPI 5 : Activité commerciale

Le CA est un indicateur retardé (vous le voyez après coup). L'activité commerciale est un indicateur avancé (vous pouvez agir dessus).

Volume d'activités

Combien d'appels, d'emails, de RDV par commercial par semaine ? Un commercial inactif aura un pipeline vide dans 2-3 mois. Créez un rapport d'activités complétées par type et par propriétaire.

Ratio activités / deals

Combien d'activités faut-il pour gagner un deal ? Si la moyenne est 8 activités par deal gagné, un commercial avec 40 activités/mois devrait gagner ~5 deals. Si ce n'est pas le cas, analysez la qualité des activités.

Construction du tableau de bord

Un tableau de bord efficace tient sur un écran et répond aux questions clés d'un coup d'œil.

Dashboard Direction

Vue mensuelle et trimestrielle. Rapports : CA réalisé vs objectif (jauge), CA prévisionnel (chiffre), répartition CA par formation (camembert), évolution CA 12 mois glissants (courbe), nombre d'inscriptions ce mois (chiffre).

Dashboard Commercial

Vue hebdomadaire. Rapports : mes deals en cours par étape (funnel), mes activités cette semaine (compteur), mes deals à relancer (liste), mes deals gagnés ce mois (chiffre + liste).

Dashboard Sessions

Vue par session à venir. Rapports : sessions des 30 prochains jours (liste), nombre d'inscrits par session (tableau), sessions sous-remplies (liste filtrée). Ce dashboard est souvent complété par des données du logiciel métier.

Export et partage

Les tableaux de bord Pipedrive peuvent être partagés avec les utilisateurs internes. Pour les externes (associés, investisseurs, experts-comptables), exportez en PDF ou programmez un envoi email automatique.

Envoi programmé

Pipedrive permet de programmer l'envoi d'un rapport par email (quotidien, hebdomadaire, mensuel). Utile pour un récap CA envoyé chaque lundi matin au dirigeant.

Export vers BI externe

Pour des analyses avancées, exportez les données Pipedrive vers un outil BI (Metabase, Looker, Power BI) via API ou connecteurs. Cela permet de croiser avec les données de votre logiciel métier, comptable, ou marketing.

Checklist tableaux de bord OF

• ☐ Rapport CA réalisé mensuel créé
• ☐ Rapport CA par formation créé
• ☐ Rapport CA par type de financement créé
• ☐ Rapport CA prévisionnel créé
• ☐ Rapport entonnoir de conversion créé
• ☐ Rapport délai moyen par étape créé
• ☐ Rapport activités par commercial créé
• ☐ Dashboard Direction assemblé
• ☐ Dashboard Commercial assemblé
• ☐ Envois programmés configurés