Automatisations pour Agence Immobilière
Gagnez du temps adapté aux spécificités de votre secteur.
⏱️ En bref : Les automatisations clés en immobilier sont le matching acquéreurs/biens lors d'un nouveau mandat, les relances systématiques des acquéreurs sans nouvelles, les alertes d'échéance de mandat, et les rappels pour les étapes clés de la transaction (compromis, conditions suspensives, acte).
Pourquoi automatiser en agence immobilière
Une agence immobilière jongle avec de nombreux flux simultanés : mandats en cours, acquéreurs en recherche, transactions en cours. Sans automatisation, des opportunités passent entre les mailles du filet.
Les automatisations permettent de :
- Matcher automatiquement les nouveaux mandats avec les acquéreurs en recherche
- Relancer systématiquement les acquéreurs sans nouvelles
- Alerter sur les échéances de mandat avant expiration
- Suivre les étapes transaction : compromis, SRU, conditions suspensives, acte
- Envoyer les bons emails au bon moment (accusé réception, confirmation visite...)
Automatisation du matching acquéreurs
Quand vous rentrez un nouveau mandat, identifiez automatiquement les acquéreurs potentiels :
Scénario Make.com
Déclencheur : Nouveau Deal créé dans le pipeline "Mandats vente" avec statut "Mandat signé"
Actions :
- Récupérer les caractéristiques du bien (prix, surface, secteur, type)
- Rechercher les Personnes où : Budget max >= Prix bien ET Surface min <= Surface bien ET Secteur souhaité inclut Secteur bien
- Pour chaque acquéreur correspondant : créer une activité "Proposer bien [Référence]"
- Envoyer un email récapitulatif au négociateur avec la liste des acquéreurs à contacter
💡 Matching en temps réel
Cette automatisation fonctionne aussi dans l'autre sens : quand un nouvel acquéreur est qualifié, recherchez les biens correspondant à ses critères dans votre stock de mandats.
Relances acquéreurs automatiques
Un acquéreur sans nouvelles depuis 2 semaines risque d'acheter ailleurs. Automatisez le suivi :
Workflow Pipedrive natif
- Condition : Deal acquéreur sans activité depuis 14 jours + Statut = "Recherche active"
- Action : Créer activité "Relancer [Nom acquéreur] - Point recherche"
Séquence email via Make
| Timing | Contenu | Action si pas de réponse |
|---|---|---|
| J+7 sans contact | "Avez-vous vu nos dernières nouveautés ?" | Attendre |
| J+14 | "Votre projet est-il toujours d'actualité ?" | Créer activité appel |
| J+21 | "Nous aimerions faire le point sur votre recherche" | Passer en statut "En pause" |
Alertes échéance de mandat
Un mandat qui expire sans action est un client perdu. Anticipez :
Workflow recommandé
| Timing | Action | Destinataire |
|---|---|---|
| M-1 (30 jours avant) | Email interne "Mandat à renouveler" | Négociateur |
| J-15 | Activité "Appeler pour renouvellement" | Négociateur |
| J-7 | Alerte urgente | Négociateur + Direction |
| J-1 | Notification finale | Direction |
Options de renouvellement
- Renouvellement avec ajustement prix : créer un nouveau deal lié
- Passage en mandat simple : mettre à jour le type de mandat
- Fin de collaboration : passer le deal en Perdu avec motif
Suivi des transactions en cours
Une fois l'offre acceptée, de nombreuses étapes doivent être suivies avec des délais légaux :
Timeline transaction type (vente)
| Étape | Délai | Automatisation |
|---|---|---|
| Offre acceptée | J | Créer activités : "Préparer compromis", "Contacter notaires" |
| Compromis signé | J+7 | Calculer date fin SRU (J+10), date conditions suspensives |
| Fin délai SRU | J+17 | Notification "Délai rétractation passé" |
| Conditions suspensives | J+45 | Alerte J-7 "Vérifier obtention prêt" |
| Pré-acte | J-7 acte | Activité "Appeler client pour confirmer" |
| Acte authentique | ~J+90 | Email félicitations + demande avis |
Emails automatiques clés
Configurez des templates et des envois automatiques pour les moments importants :
Côté acquéreur
- Demande reçue : accusé de réception avec horaires et contact
- Confirmation visite : rappel J-1 avec adresse et informations pratiques
- Après visite : demande de feedback si pas de nouvelle sous 48h
- Offre transmise : confirmation que l'offre a été présentée au vendeur
Côté vendeur
- Mandat signé : bienvenue + planning de mise en vente
- Bien en ligne : liens vers les annonces portails
- Compte-rendu visites : récap hebdomadaire des visites et retours
- Offre reçue : présentation de l'offre (peut être manuel pour discussion)
Notifications internes
Alertez l'équipe sur les événements importants :
| Événement | Canal | Destinataire |
|---|---|---|
| Nouveau mandat exclusif | Slack #mandats | Toute l'équipe |
| Offre au prix | Slack #urgences | Négociateur + Direction |
| Compromis signé | Slack #wins | Toute l'équipe |
| Acte signé | Email + Slack | Toute l'équipe |
| Mandat perdu | Email interne | Direction |
⚠️ Synchronisation avec logiciel métier
Si vous utilisez un logiciel immobilier (Hektor, AC3...), coordonnez les automatisations pour éviter les doublons. Le logiciel métier gère souvent la diffusion portails, Pipedrive gère la relation commerciale.
Checklist automatisations agence immobilière
- ☐ Matching automatique acquéreurs/nouveaux mandats
- ☐ Relances acquéreurs sans nouvelles (J+7, J+14, J+21)
- ☐ Alertes échéance mandat (M-1, J-15, J-7)
- ☐ Suivi transaction avec calcul des dates clés
- ☐ Emails automatiques : accusé réception, confirmation visite, compte-rendu
- ☐ Notifications internes Slack/email
- ☐ Documentation des automatisations
- ☐ Monitoring Make.com configuré