Contacts & Organisations pour Cabinet Comptable
Structurez votre base de données clients et prospects pour une gestion optimale.
⏱️ En bref : Dans un cabinet comptable, l'Organisation représente l'entreprise cliente et les Personnes ses interlocuteurs (dirigeant, DAF, assistant comptable). Structurez cette hiérarchie pour gérer efficacement les dossiers annuels, les missions ponctuelles et la relation client.
Organisation vs Personne : la logique cabinet
En expertise comptable, vous travaillez avec des entreprises clientes, pas des particuliers. La structure Pipedrive s'adapte parfaitement à cette réalité avec deux niveaux :
| Entité Pipedrive | Représente | Exemples cabinet comptable |
|---|---|---|
| Organisation | L'entreprise cliente | SARL Dupont Menuiserie, SAS TechInnovate |
| Personne | L'interlocuteur au sein de l'entreprise | Jean Dupont (Gérant), Marie Martin (DAF) |
Une Organisation peut avoir plusieurs Personnes rattachées. C'est essentiel quand vous communiquez avec le dirigeant pour les décisions stratégiques mais avec l'assistant pour les pièces comptables.
Champs Organisation essentiels
Configurez ces champs sur les Organisations pour qualifier vos clients et prospects :
Informations juridiques
| Champ | Type | Utilité |
|---|---|---|
| SIREN | Texte | Identifiant unique, évite les doublons |
| Forme juridique | Liste | SARL, SAS, EURL, EI, SA, SCI, Association |
| Date de création | Date | Ancienneté de l'entreprise |
| Code NAF | Texte | Secteur d'activité normalisé |
| Capital social | Monétaire | Taille de l'entreprise |
| Régime fiscal | Liste | IS, IR, Micro, Réel simplifié, Réel normal |
| Régime TVA | Liste | Franchise, Réel simplifié, Réel normal, Mini-réel |
Informations opérationnelles
| Champ | Type | Utilité |
|---|---|---|
| Effectif | Liste | 0, 1-5, 6-10, 11-50, 50+ |
| Chiffre d'affaires | Liste | Tranches pour segmentation |
| Date de clôture | Date | Mois de clôture des comptes (31/12, 30/06...) |
| Logiciel comptable | Liste | Sage, Cegid, EBP, Autre (pour import) |
| Mode de transmission | Liste | Scan, Dext, Factures numériques, Papier |
Relation cabinet
| Champ | Type | Utilité |
|---|---|---|
| Statut client | Liste | Prospect, Client actif, Client VIP, Ancien client |
| Expert-comptable référent | Utilisateur | Collaborateur responsable du dossier |
| Assistant(e) dédié(e) | Utilisateur | Personne en charge de la saisie |
| Date entrée portefeuille | Date | Ancienneté de la relation |
| Source acquisition | Liste | Recommandation, Site web, Réseau, Prescripteur |
💡 Le SIREN comme identifiant unique
Utilisez le SIREN pour la déduplication. Deux fiches avec le même SIREN sont des doublons à fusionner. Pipedrive peut détecter automatiquement les doublons potentiels si vous configurez ce champ.
Champs Personne pour cabinet comptable
Les Personnes représentent vos interlocuteurs. Plusieurs personnes peuvent être rattachées à une même Organisation :
Identification et rôle
| Champ | Type | Utilité |
|---|---|---|
| Fonction | Liste | Dirigeant, DAF, Comptable interne, Assistant(e) |
| Décisionnaire | Oui/Non | Peut signer une lettre de mission |
| Interlocuteur principal | Oui/Non | Contact par défaut pour ce dossier |
| Accès extranet | Oui/Non | A un compte sur votre portail client |
Communication
| Champ | Type | Utilité |
|---|---|---|
| Email professionnel | Communication formelle | |
| Email personnel | En backup si entreprise change | |
| Téléphone mobile | Téléphone | Pour les urgences |
| Préférence de contact | Liste | Email, Téléphone, Courrier |
Structurer les relations Organisation-Personne
Une entreprise peut avoir plusieurs interlocuteurs avec des rôles différents. Voici comment structurer cette relation :
Exemple : SARL Dupont Menuiserie
Organisation : SARL Dupont Menuiserie (SIREN 123456789)
- Jean Dupont (Gérant) : décisionnaire, reçoit les bilans et les devis missions exceptionnelles
- Sophie Dupont (Comptable interne) : interlocuteur principal, envoie les pièces, pose les questions techniques
- Marie Martin (Assistante) : backup de Sophie, accès extranet pour consultation
Dans Pipedrive, chaque Personne est liée à l'Organisation. Les deals (missions) sont créés au niveau de l'Organisation mais vous pouvez préciser la Personne contact pour chaque deal.
Import et nettoyage de base
La plupart des cabinets ont déjà une base clients. Voici comment l'importer proprement :
Sources d'import typiques
- Export de votre logiciel de production (Sage, Cegid, ACD...)
- Fichier Excel de suivi des clients
- Contacts Outlook ou Gmail
- Base Infogreffe ou Pappers pour enrichir
Étapes d'import
- Préparez votre fichier : une ligne par Organisation, avec colonnes pour chaque champ
- Créez d'abord les champs personnalisés dans Pipedrive (SIREN, Forme juridique, etc.)
- Importez les Organisations via l'import CSV de Pipedrive
- Mappez les colonnes vers les bons champs Pipedrive
- Vérifiez la déduplication : utilisez le SIREN comme critère
- Importez ensuite les Personnes en les liant aux Organisations
⚠️ Qualité des données
Un import mal préparé crée des mois de nettoyage. Prenez le temps de normaliser vos données avant import : majuscules/minuscules cohérentes, formats de téléphone uniformes, pas de cellules fusionnées dans Excel.
Segmentation et vues filtrées
Une fois vos contacts importés, créez des filtres pour segmenter votre base :
Filtres recommandés
| Filtre | Critères | Usage |
|---|---|---|
| Clôtures décembre | Date clôture = 31/12 | Planifier la période fiscale |
| Clients VIP | Statut = VIP | Suivi prioritaire |
| Mes clients | Expert référent = moi | Vue personnelle |
| Sans activité récente | Dernière activité > 6 mois | Relance relation |
| Prospects chauds | Statut = Prospect + Activité < 30j | Conversion |
Déduplication et fusion
Les doublons polluent votre CRM et faussent vos statistiques. Pipedrive offre des outils de détection :
Critères de détection
- Organisations : même SIREN, ou même nom + même ville
- Personnes : même email, ou même nom + même téléphone
Processus de fusion
Quand vous détectez un doublon, fusionnez les fiches en gardant la plus complète comme "maître". Pipedrive conserve l'historique des deux fiches.
Enrichissement des données
Complétez automatiquement les informations entreprise grâce à des outils externes :
- Pappers : données légales françaises (SIREN, dirigeants, comptes publiés)
- Societe.com : informations financières et juridiques
- LinkedIn Sales Navigator : contacts et organigrammes
- Dropcontact : emails professionnels vérifiés
Ces outils peuvent s'intégrer via Make.com pour enrichir automatiquement chaque nouveau contact.
Checklist contacts cabinet comptable
- ☐ Champs Organisation créés (SIREN, forme juridique, date clôture...)
- ☐ Champs Personne créés (fonction, décisionnaire...)
- ☐ Import de la base clients réalisé
- ☐ Déduplication effectuée (critère SIREN)
- ☐ Filtres de segmentation configurés
- ☐ Chaque client a au moins un interlocuteur principal identifié
- ☐ Expert-comptable référent assigné à chaque dossier
- ☐ Enrichissement automatique configuré (optionnel)