Automatisations pour Cabinet Comptable
Gagnez du temps avec des workflows automatiques et des alertes intelligentes.
⏱️ En bref : En cabinet comptable, les automatisations critiques sont le suivi des échéances fiscales, la création automatique des missions récurrentes chaque année, et les relances pour récupérer les pièces comptables. Ce chapitre couvre les workflows Pipedrive natifs et leur extension avec Make.com.
Pourquoi automatiser en cabinet comptable
Un cabinet comptable gère des dizaines voire des centaines de clients avec des échéances incompressibles : dépôt des liasses fiscales, déclarations TVA, assemblées générales. Rater une échéance légale peut coûter très cher au client et à votre réputation.
Les automatisations permettent de :
- Ne jamais rater une échéance fiscale : alertes automatiques à J-30, J-15, J-7
- Créer automatiquement les missions récurrentes : chaque année, les bilans se créent sans intervention
- Relancer pour les pièces manquantes : emails automatiques quand le dossier est bloqué
- Suivre la charge de travail : alertes quand un collaborateur est surchargé
- Facturer à temps : rappels pour émettre les factures d'honoraires
Automatisation des missions récurrentes
Chaque année, vous réalisez les mêmes missions pour vos clients : bilan, liasses fiscales, assemblée générale. Automatisez la création de ces missions.
Scénario Make : création automatique des bilans
Déclencheur : Planification annuelle (1er janvier ou 1er du mois suivant la clôture)
Principe : Pour chaque client actif ayant une date de clôture, créer automatiquement les missions de l'exercice suivant.
Étapes détaillées :
- Rechercher toutes les Organisations avec Statut = "Client actif" et Date clôture = mois en cours
- Pour chaque Organisation trouvée, créer un Deal "Bilan [Année] - [Nom client]" dans le pipeline "Production"
- Remplir les champs : Type mission = Bilan, Exercice = année en cours, Honoraires = honoraires N-1, Date limite = Date clôture + 4 mois
- Créer une activité "Lancer la mission" pour le collaborateur référent
- Notifier par email le responsable du dossier
💡 Variante par mois de clôture
Planifiez 12 exécutions mensuelles du scénario, une pour chaque mois de clôture. Cela évite de créer toutes les missions en janvier et répartit la charge.
Missions à créer automatiquement
| Mission | Déclencheur | Date limite relative |
|---|---|---|
| Bilan annuel | Clôture + 1 mois | Clôture + 4 mois (M+4) |
| Liasses fiscales | Clôture + 2 mois | Clôture + 4 mois (M+4) |
| Approbation comptes (AG) | Clôture + 3 mois | Clôture + 6 mois |
| Dépôt comptes Greffe | Après AG | AG + 1 mois |
Alertes échéances fiscales
Configurez des rappels automatiques avant chaque échéance légale pour éviter les oublis :
Workflow Pipedrive natif
Utilisez les workflows natifs pour créer des activités de rappel :
- Condition : Deal où Type mission = "Bilan" ET Date limite légale = J+30
- Action : Créer activité "Vérifier avancement dossier [Nom client]" pour le collaborateur
Timeline des alertes recommandée
| Timing | Action | Destinataire |
|---|---|---|
| J-45 | Vérifier que toutes les pièces sont reçues | Collaborateur |
| J-30 | Le dossier doit être en cours de révision | Expert-comptable |
| J-15 | Alerte urgente si pas terminé | Expert-comptable + Direction |
| J-7 | Escalade si toujours bloqué | Direction |
| J-2 | Dernière chance avant dépôt | Toute l'équipe dossier |
Relances automatiques pour pièces manquantes
Le blocage le plus fréquent en cabinet : les pièces comptables qui n'arrivent pas. Automatisez les relances :
Scénario Make détaillé
Déclencheur : Quotidien à 8h
Condition : Deals où Statut production = "En attente client" depuis plus de 7 jours
Actions :
- Envoyer un email de relance au contact principal avec template personnalisé
- Créer une activité "Appeler pour pièces" si relance n°3
- Notifier le collaborateur que la relance a été envoyée
- Mettre à jour un champ "Nb relances" sur le deal
Templates de relance progressifs
- Relance 1 (J+7) : "Pour avancer sur votre dossier [Exercice], nous aurions besoin de [Liste pièces]. Merci de nous les transmettre."
- Relance 2 (J+14) : "Nous n'avons toujours pas reçu les documents demandés. L'échéance de dépôt approche."
- Relance 3 (J+21) : "Dernier rappel : sans ces pièces, nous ne pourrons pas respecter les délais légaux."
⚠️ Ne pas harceler
Limitez les relances automatiques à 3 maximum. Au-delà, un appel téléphonique du collaborateur est plus approprié. Trop de relances automatiques détériorent la relation client.
Automatisations sur le pipeline commercial
Pour les nouveaux prospects (demandes de devis, recommandations), automatisez le suivi :
Workflows natifs recommandés
- Deal créé → Activité "Rappeler sous 24h" : qualification rapide du prospect
- Étape "Devis envoyé" → Activité "Relance J+5" : ne pas laisser dormir
- Deal gagné → Activité "Préparer lettre de mission" : enchaîner rapidement
- Deal gagné → Email de bienvenue : avec instructions pour transmettre les pièces
Notifications internes
Alertez l'équipe sur les événements importants via Slack, Teams ou email :
| Événement | Notification | Destinataire |
|---|---|---|
| Nouveau client signé | Slack #wins | Toute l'équipe |
| Dossier bloqué > 14 jours | Email alerte | Expert-comptable + Direction |
| Échéance < 7 jours | Notification urgente | Collaborateur + EC référent |
| Collaborateur surchargé | Alerte direction | Direction |
| Nouveau prospect > 10k€ | Slack #gros-prospects | Direction + Associés |
Automatisation de la facturation
Déclenchez des rappels pour ne pas oublier de facturer :
Facturation au forfait
- Début de mois : créer activités "Facturer acompte" pour tous les clients en facturation mensuelle
- Mission terminée : créer activité "Émettre facture de solde"
Facturation au temps passé
- Fin de mois : alerter les collaborateurs pour saisir leur temps
- Seuil dépassé : alerter quand le temps passé dépasse 80% du budget estimé
Maintenance et qualité des données
Gardez votre CRM propre avec ces automatisations de nettoyage :
- Prospects dormants : si prospect sans activité depuis 90 jours, passer en "Perdu - Inactif"
- Mise à jour statut client : si aucune mission gagnée depuis 18 mois, passer en "Ancien client"
- Données manquantes : alerter si un client n'a pas de SIREN ou de date de clôture renseignée
Checklist automatisations cabinet comptable
- ☐ Création automatique des missions récurrentes (bilans, liasses)
- ☐ Alertes échéances fiscales (J-45, J-30, J-15, J-7)
- ☐ Relances automatiques pour pièces manquantes
- ☐ Workflows pipeline commercial (nouveau prospect → lettre de mission)
- ☐ Notifications internes Slack/Teams pour événements clés
- ☐ Rappels de facturation configurés
- ☐ Automatisations de qualité des données
- ☐ Documentation des scénarios Make à jour
- ☐ Monitoring des scénarios (alertes si échec)