Configuration Initiale de Pipedrive pour Courtiers en Assurance

Quel plan Pipedrive pour un courtier en assurance ?

Le choix du plan Pipedrive dépend de la taille de votre cabinet et de vos besoins en automatisation. Pour le courtage d'assurance, voici notre recommandation :

Pour un cabinet de courtage standard, le plan Professional est recommandé. Il permet d'automatiser les relances de renouvellement (critiques en assurance) et de générer des rapports sur le portefeuille. Les courtiers solo peuvent démarrer en Advanced et évoluer.

Paramètres du compte

Avant de créer le premier pipeline, configurez ces paramètres dans Settings > Company settings :

Devise et formats

• Devise par défaut : EUR (le courtage en France est quasi-exclusivement en euros)
• Format de date : DD/MM/YYYY (standard français, important pour les dates d'échéance)
• Premier jour de la semaine : Lundi
• Fuseau horaire : Europe/Paris

Année fiscale et exercice

En courtage d'assurance, l'année civile est généralement l'exercice de référence. Les commissions sont souvent versées trimestriellement par les compagnies, alignées sur l'année civile. Configurez l'année fiscale de janvier à décembre.

Structure de l'équipe et spécialisations

Un cabinet de courtage a généralement des commerciaux spécialisés par branche d'assurance. Structurez Pipedrive pour refléter cette organisation :

Rôles types en courtage

Configuration des permissions

Dans Settings > Permission sets, créez des jeux de permissions adaptés :

Permission set Courtier :

• Peut voir : ses propres affaires et celles de son équipe (branche)
• Peut créer : contacts, organisations, affaires, activités
• Peut modifier : les fiches dont il est propriétaire
• Ne peut pas : supprimer des clients, modifier les pipelines, exporter massivement

Permission set Assistant :

• Peut voir : toutes les affaires du cabinet
• Peut créer : activités, notes
• Peut modifier : champs limités (statut sinistre, documents)
• Ne peut pas : créer ou supprimer des affaires

Conformité réglementaire

Le courtage d'assurance est une activité réglementée. Pipedrive doit vous aider à respecter vos obligations :

RGPD et données personnelles

• Base légale du traitement : créez un champ pour documenter la base légale (exécution du contrat, consentement, intérêt légitime)
• Consentement marketing : utilisez le champ natif "Marketing status" pour le tracking du consentement
• Durée de conservation : les données clients en assurance doivent être conservées 5 ans après la fin du contrat (code des assurances). Créez un processus d'archivage
• Droit d'accès/suppression : documentez comment traiter les demandes d'accès et d'effacement

Obligations ACPR/ORIAS

En tant qu'intermédiaire en assurance, vous avez des obligations de traçabilité :

• Devoir de conseil : tracez dans Pipedrive les recommandations faites et les raisons du choix de tel ou tel contrat
• Fiche d'information et de conseil (FIC) : générez-la via Smart Docs avec les données client
• Recueil des besoins : documentez les besoins exprimés par le client dans des champs dédiés
• Mandat de courtage : trackez la signature du mandat comme activité obligatoire

Archivage des pièces

Pipedrive permet d'attacher des fichiers aux contacts et deals. Pour l'archivage réglementaire :

• Attachez systématiquement : mandat signé, FIC, propositions, contrats, avenants
• Utilisez une convention de nommage : [Date]_[Type]_[Client].pdf
• Pour un archivage long terme conforme, envisagez une intégration avec un système GED (Zeendoc, DocuWare)

Configuration des types d'activités

Créez des types d'activités spécifiques au courtage d'assurance :

Paramètres de messagerie

La synchronisation email est essentielle pour tracer tous les échanges avec les clients et compagnies.

Configuration recommandée

• Sync bidirectionnelle : activez pour que tous les emails échangés apparaissent dans Pipedrive
• BCC intelligent : Pipedrive associe automatiquement les emails aux contacts existants
• Templates email : créez des templates pour les communications récurrentes (accusé de réception, demande de pièces, rappel échéance)

Templates email essentiels

• Accusé de réception de demande de devis
• Envoi des propositions avec IPID
• Rappel échéance 3 mois / 1 mois / 15 jours
• Demande de pièces justificatives
• Confirmation de souscription
• Instructions pour déclaration de sinistre

Produits Pipedrive pour les contrats

Utilisez la fonctionnalité Produits de Pipedrive pour cataloguer vos types de contrats :

Chaque produit peut avoir un prix unitaire (prime annuelle type) et des variantes (compagnies partenaires). Cela permet de calculer automatiquement la valeur d'une affaire.

Intégrations initiales

Avant de démarrer, connectez ces outils essentiels :

Calendrier

Synchronisez Google Calendar ou Outlook pour voir et créer les RDV directement dans Pipedrive. Essentiel pour les courtiers qui ont de nombreux RDV clients.

Téléphonie

Intégrez votre solution de téléphonie (Ringover, Aircall, standard VoIP) pour :

• Clic-to-call depuis les fiches clients
• Enregistrement automatique des appels (pour la traçabilité du conseil)
• Pop-up de la fiche client à l'appel entrant

Signature électronique

Pour les mandats de courtage et la signature de certains contrats, intégrez Yousign, DocuSign ou utilisez Pipedrive Smart Docs.

Nettoyage initial

Avant de démarrer :

• Supprimez le pipeline par défaut et créez vos pipelines par branche
• Supprimez les contacts de démonstration
• Désactivez les champs inutiles (Fax, etc.)
• Renommez les labels par défaut pour correspondre à votre vocabulaire métier

Checklist de configuration

• ☐ Plan Pipedrive choisi (Professional recommandé)
• ☐ Devise EUR et format date DD/MM/YYYY configurés
• ☐ Permission sets créés par rôle (Courtier, Assistant, Dirigeant)
• ☐ Types d'activités métier créés (Découverte, Signature, Relance...)
• ☐ Produits catalogués par branche d'assurance
• ☐ Emails synchronisés + templates créés
• ☐ Calendrier connecté
• ☐ Champ "Base légale RGPD" créé
• ☐ Process de traçabilité du devoir de conseil documenté
• ☐ Données de démo supprimées