Automatisations Pipedrive pour Courtiers en Assurance

Pourquoi automatiser en courtage d'assurance

Le courtage d'assurance est un métier cyclique : chaque année, chaque contrat arrive à échéance et nécessite une action. Sans automatisation, vous risquez de perdre des renouvellements par simple oubli. Un cabinet gérant 500 contrats doit traiter 40 à 50 renouvellements par mois, soit plus de deux par jour ouvré. Impossible de suivre manuellement sans erreur.

Les automatisations permettent de :

• Ne jamais rater une échéance : rappels automatiques 3 mois, 1 mois, 15 jours avant
• Systématiser les relances : emails et tâches créés automatiquement
• Gagner du temps : moins de saisie manuelle répétitive
• Garantir la qualité : chaque client suit le même processus
• Libérer du temps commercial : vos collaborateurs se concentrent sur le conseil et la vente plutôt que sur les tâches administratives
• Améliorer le taux de rétention : un client contacté à temps est un client fidélisé

Workflows Pipedrive natifs vs Make.com

Avant de construire des automatisations, comprenez les deux outils à votre disposition et leurs cas d'usage respectifs :

Règle simple : utilisez les workflows Pipedrive pour les automatisations déclenchées par un événement unique (deal créé, étape changée). Utilisez Make pour tout ce qui nécessite de parcourir une liste, croiser des données ou intégrer des outils externes.

Automatisation des renouvellements

C'est l'automatisation la plus importante pour un cabinet de courtage. Le renouvellement représente 80% du chiffre d'affaires récurrent d'un courtier. Rater un renouvellement, c'est perdre un client qu'il a fallu des mois à conquérir.

Principe de fonctionnement

Chaque mois, un scénario Make.com parcourt les contrats en cours et crée automatiquement une affaire "Renouvellement" pour ceux arrivant à échéance dans 3 mois. Ce délai de 3 mois laisse le temps de préparer les comparatifs, contacter le client et négocier sereinement.

Scénario Make détaillé

Déclencheur : Planification mensuelle (1er du mois à 6h)

Étape 1 : Rechercher dans Pipedrive les deals gagnés où Date échéance = mois en cours + 3

Étape 2 : Pour chaque deal trouvé, créer un nouveau deal dans le pipeline "Renouvellement" avec :

• Titre : "Renouvellement [Type contrat] - [Nom client]"
• Valeur : prime actuelle (ou estimée avec indexation +3%)
• Lié au même contact et organisation
• Champs copiés : Compagnie, N° contrat, Branche, Commission %
• Date de closing attendue : date d'échéance
• Propriétaire : même commercial que le contrat initial

Étape 3 : Créer une activité "Appeler pour bilan renouvellement" à J+7

Étape 4 : Envoyer un email récapitulatif au commercial responsable avec la liste des renouvellements du mois

Variante : renouvellement avec multi-équipement

Pour un client ayant plusieurs contrats (auto + MRH + santé), groupez les renouvellements proches. Si deux contrats arrivent à échéance à moins de 60 jours d'écart, créez une seule affaire "Revue portefeuille" plutôt que deux renouvellements séparés. Cette approche permet une discussion globale sur les besoins du client.

Séquence de relance automatique

Une fois l'affaire de renouvellement créée, déclenchez une séquence de relance coordonnée entre emails et appels. L'objectif est de maintenir le contact sans harceler le client :

Timeline recommandée

Templates email de relance

Créez des templates dans Pipedrive pour chaque étape :

• Email M-3 : "Votre contrat [Type] arrive à échéance le [Date]. Prenons RDV pour faire le point."
• Email M-2 : "Suite à notre échange, voici mes propositions pour votre renouvellement."
• Email M-1 : "Je n'ai pas eu de retour. Avez-vous pu étudier mes propositions ?"
• Email J-15 : "Dernière ligne droite avant votre échéance. Confirmez-vous le maintien ou souhaitez-vous changer ?"

Automatisations sur le pipeline nouvelle affaire

Pour les nouvelles souscriptions, configurez ces workflows natifs Pipedrive :

Création d'activités automatiques

• Deal créé → Activité "Rappeler sous 24h" : pour qualifier rapidement
• Étape "Devis envoyé" → Activité "Relance J+3" : ne pas laisser dormir
• Étape "Accord verbal" → Activité "Récupérer pièces" : liste des documents à demander
• Deal gagné → Activité "Envoyer attestation" : ne pas oublier la finalisation

Emails automatiques

• Deal créé (source = site web) : accusé de réception de la demande
• Deal gagné : email de bienvenue + instructions
• Deal perdu : email courtois laissant la porte ouverte

Notifications internes

Alertez l'équipe sur les événements importants via Slack ou email interne. Ces notifications assurent que les bonnes personnes sont informées au bon moment, sans avoir à surveiller Pipedrive en permanence :

Automatisations de gestion des sinistres

Le traitement des sinistres est une activité distincte de la production nouvelle mais tout aussi critique pour la fidélisation. Automatisez le suivi pour garantir la réactivité :

Création automatique du dossier sinistre

Quand un client signale un sinistre (par email, téléphone ou formulaire web), créez automatiquement :

• Un deal dans le pipeline "Sinistres" avec le contrat concerné lié
• Une activité urgente "Contacter client sous 2h"
• Une notification à l'assistant sinistres
• Un email d'accusé de réception au client avec les prochaines étapes

Suivi des délais compagnies

Créez des activités de relance automatiques basées sur les délais habituels :

• J+7 : vérifier réception du dossier par la compagnie
• J+21 : relancer si pas de retour expert
• J+45 : escalader si dossier bloqué

Automatisations de qualité des données

Maintenez un CRM propre avec ces automatisations. Des données incorrectes ou incomplètes compromettent toutes vos autres automatisations :

Archivage des anciens dossiers

• Condition : Deal perdu depuis > 6 mois sans activité
• Action : Ajouter un label "Archivé" ou déplacer vers un pipeline d'archive

Mise à jour automatique des statuts

• Condition : Date d'échéance passée + contrat non renouvelé
• Action : Mettre à jour le statut client en "Ancien client"

Alerte données manquantes

• Condition : Deal passe en "Devis envoyé" mais Date de naissance vide
• Action : Notification au commercial "Compléter les informations client"

Automatisation du welcome pack

Quand un contrat est signé, envoyez automatiquement les documents au client :

Scénario Make

Trigger : Deal marqué comme Gagné

Actions :

• Envoyer email de bienvenue avec conditions générales en PJ
• Créer une activité "Vérifier réception documents" à J+3
• Mettre à jour le champ "Statut client" de l'Organisation en "Client actif"
• Si branche = Santé, envoyer les instructions de tiers payant

Documentation des automatisations

Maintenez un registre de vos automatisations dans une feuille Google Sheets ou Notion partagée avec l'équipe. Ce registre devient indispensable quand le nombre d'automatisations augmente :

Monitoring et maintenance

Une automatisation qui ne fonctionne plus sans que personne ne s'en rende compte est pire que pas d'automatisation du tout. Mettez en place un suivi rigoureux :

Alertes Make.com

Configurez les notifications d'erreur dans Make pour être prévenu immédiatement si un scénario échoue. Envoyez ces alertes sur un canal Slack dédié (#make-errors) ou par email au responsable technique.

Vérification mensuelle

Chaque mois, vérifiez que vos automatisations critiques ont bien fonctionné :

• Comptez les deals de renouvellement créés vs le nombre attendu
• Vérifiez l'historique Make pour les erreurs récentes
• Testez manuellement une automatisation en créant un deal de test

Révision trimestrielle

Tous les trimestres, prenez du recul sur vos automatisations :

• Lesquelles génèrent vraiment de la valeur ?
• Y a-t-il des processus manuels répétitifs à automatiser ?
• Les templates email sont-ils à jour ?
• Les délais de relance correspondent-ils aux retours terrain ?

Checklist automatisations assurance

• ☐ Scénario de création automatique des renouvellements (M-3)
• ☐ Séquence de relance M-3 / M-2 / M-1 / J-15 configurée
• ☐ Création d'activités par étape de pipeline nouvelle affaire
• ☐ Emails automatiques (accusé réception, bienvenue, relance)
• ☐ Pipeline sinistres avec automatisations de suivi
• ☐ Notifications Slack/email pour événements clés
• ☐ Archivage automatique des vieux dossiers perdus
• ☐ Alertes données manquantes avant devis
• ☐ Documentation des automatisations à jour
• ☐ Monitoring Make avec alertes erreurs
• ☐ Révision mensuelle du bon fonctionnement