Contexte
Le Cabinet Amerha est un cabinet d'avocats spécialisé en droit des étrangers basé à Paris. Dirigé par Maître Amerha, le cabinet traite plusieurs dizaines de dossiers par mois : titres de séjour, naturalisations, regroupements familiaux, recours OQTF, demandes d'asile...
Avant notre intervention, le cabinet utilisait Kleos (le logiciel de gestion de cabinet standard pour les avocats) et Scellius (solution de paiement de La Banque Postale), mais sans aucune connexion entre les outils. Chaque nouveau client nécessitait une double saisie manuelle.
Problèmes identifiés
- Double saisie systématique : le client était saisi manuellement dans Pipedrive, puis ressaisi dans Kleos après paiement
- Détection des paiements manuelle : il fallait vérifier les emails Scellius et mettre à jour manuellement les affaires
- Pas de suivi en temps réel : impossible de savoir instantanément si un client avait payé
- Rendez-vous non marqués "Payé" : les consultations confirmées n'étaient pas distinguées des attentes de paiement
- Création dossier Kleos chronophage : 10-15 minutes par dossier pour la création manuelle
Architecture technique
Nous avons conçu une intégration complète entre 5 outils, orchestrée par Make.com :
Solution mise en place
Pipeline Prospects
Le pipeline principal pour qualifier les nouvelles demandes :
Automatisation de la détection des paiements
Le cœur du système : Make.com surveille les emails de confirmation Scellius et déclenche automatiquement les actions suivantes :
Réception appel + création Pipedrive Manuel
Le collaborateur crée le contact et l'affaire dans Pipedrive, envoie le lien Scellius
Détection paiement Scellius Auto
Make.com surveille Gmail et extrait automatiquement : montant, nom client, email, n° transaction
Mise à jour Google Calendar Auto
Le RDV est préfixé "Payé - " pour identifier visuellement les consultations confirmées
Affaire → Won + Duplication Auto
L'affaire passe en "Gagnée" et est dupliquée dans le pipeline Consultations ou Procédures selon le montant
Création dossier Kleos Auto
Pour les consultations (≤150€), le dossier client est créé automatiquement dans Kleos via l'API
Intégration Kleos (API REST)
L'intégration avec Kleos utilise l'authentification OAuth2 et permet de :
- Rechercher si l'identité client existe déjà
- Créer l'identité si nécessaire (prénom, nom, email, téléphone)
- Créer le dossier avec le client attaché
- Mettre à jour Pipedrive avec l'ID du dossier Kleos
Règles de tarification automatiques
Le système différencie automatiquement les paiements selon leur montant :
| Montant | Type | Action automatique |
|---|---|---|
| ≤ 150€ | Consultation | → Pipeline Consultations + Dossier Kleos créé |
| > 150€ | Procédure | → Pipeline Procédures (étape "Confirmé") |
Option paiement espèces
Pour les clients payant en espèces au cabinet, un workflow dédié permet de déclencher manuellement la création du dossier Kleos via une simple case à cocher dans Pipedrive.
Résultats mesurés
| Métrique | Avant | Après | Évolution |
|---|---|---|---|
| Temps création dossier client | 10-15 min | 0 min (auto) | -100% |
| Détection paiement | 1-4h (vérif email) | Instantané | Temps réel |
| Double saisie | 100% des dossiers | 0% | Éliminée |
| Paiements non détectés | ~5%/mois | 0% | -100% |
| Temps gestion dossier (total) | ~25 min | ~12 min | ÷2 |
"Avant, je devais vérifier mes emails Scellius plusieurs fois par jour et ressaisir chaque client dans Kleos. Maintenant tout se fait automatiquement. Quand je vois 'Payé' sur mon calendrier, je sais que le dossier est déjà créé."
Scénarios Make.com déployés
5 scénarios interconnectés pour couvrir tous les cas d'usage :
| N° | Scénario | Fonction |
|---|---|---|
| 1 | Gmail (info@) → Pipedrive | Création automatique de contacts depuis les emails |
| 2 | Paiement Scellius → Pipedrive + Kleos | Traitement des paiements et création dossiers |
| 3 | Gmail (Social Media) → Extraction | Extraction email/téléphone depuis réseaux sociaux |
| 4 | Validation manuelle paiement | Workflow espèces avec checkbox Pipedrive |
| 5 | Mise à jour Calendar | Préfixe "Payé -" sur les RDV confirmés |
Livrables fournis
- Playbook complet (30+ pages) : documentation du processus de vente, workflows, configuration
- 5 scénarios Make.com : automatisations clé en main
- Configuration Pipedrive : 3 pipelines, champs personnalisés, permissions
- Intégration API Kleos : authentification OAuth2, création identités et dossiers
- Checklist quotidienne : procédure de vérification pour le collaborateur
ROI du projet
Investissement : 3 800€ HT
Temps économisé : ~13 min × 30 dossiers/mois = 6,5h/mois
Économie annuelle : 78h × 80€/h = 6 240€
ROI : 1.6x la première année (sans compter la réduction des erreurs)
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