Pipelines pour Agence Marketing
Structurez vos workflows commerciaux avec des pipelines adaptés : acquisition nouveaux clients, upsell clients existants et renouvellement retainers.
⏱️ En bref : Une agence a besoin de 2-3 pipelines distincts : New Business (prospects → clients), Upsell/Cross-sell (services additionnels), et optionnellement Retainers (renouvellements). Séparer permet de mesurer les bonnes métriques pour chaque motion.
Pourquoi plusieurs pipelines ?
Une agence marketing a plusieurs "motions" commerciales :
- Acquisition : convertir un prospect en client (cycle long, 2-6 semaines)
- Expansion : vendre plus de services aux clients existants (cycle court, confiance déjà établie)
- Rétention : renouveler les retainers mensuels (process récurrent)
Mélanger ces flux dans un seul pipeline fausse vos métriques. Le taux de conversion "prospect→client" n'a rien à voir avec "client existant→nouveau service".
Pipeline 1 : New Business
Le pipeline principal pour acquérir de nouveaux clients.
| Étape | Objectif | Critère de passage | Durée max | Taux conversion |
|---|---|---|---|---|
| 📥 Lead entrant | Qualifier le besoin | Premier échange réalisé | 48h | ~60% |
| 📞 Discovery call | Comprendre les enjeux | Brief complet, budget identifié | 5 jours | ~70% |
| 📝 Reco en préparation | Rédiger la proposition | Reco finalisée et validée en interne | 7 jours | ~90% |
| 🎤 Présentation | Pitcher la reco | Présentation faite au prospect | 3 jours | ~80% |
| 💬 Négociation | Ajuster scope/budget | Accord verbal obtenu | 10 jours | ~60% |
| ✅ Gagné | Contrat signé | Signature + acompte reçu | - | - |
💡 Astuce
Ajoutez une étape "❌ Perdu" et "⏸️ En pause" pour ne pas polluer votre pipeline actif. Les deals perdus donnent des insights précieux sur vos raisons de perte.
Configuration dans Pipedrive
- Allez dans ⚙️ Settings → Pipeline
- Cliquez sur + Add pipeline
- Nommez-le "🎯 New Business"
- Ajoutez chaque étape avec sa probabilité :
- Lead entrant : 10%
- Discovery call : 20%
- Reco en préparation : 40%
- Présentation : 60%
- Négociation : 80%
- Gagné : 100%
Pipeline 2 : Upsell / Cross-sell
Pour les opportunités sur clients existants : nouveau service, augmentation de budget, extension de périmètre.
| Étape | Objectif | Critère de passage |
|---|---|---|
| 💡 Opportunité identifiée | Repérer le besoin | Besoin détecté en point client ou demande entrante |
| 📞 Discussion besoin | Qualifier et dimensionner | Scope et budget discutés |
| 📝 Proposition envoyée | Formaliser l'offre | Devis envoyé au client |
| ✅ Validé | Go client | Signature avenant/commande |
Ce pipeline est plus court car la relation de confiance existe déjà. Les taux de conversion sont généralement 2x plus élevés que pour le new business.
Pipeline 3 : Renouvellements (optionnel)
Si vous avez beaucoup de retainers mensuels, un pipeline dédié aide à anticiper les renouvellements.
| Étape | Timing | Action |
|---|---|---|
| 📅 À venir (J-60) | 2 mois avant échéance | Préparer le bilan de la période |
| 📊 Bilan présenté (J-30) | 1 mois avant | Présenter résultats + propo renouvellement |
| 💬 En discussion | J-15 à J-0 | Négociation éventuelle |
| ✅ Renouvelé / ❌ Churné | Date échéance | Issue finale |
ℹ️ Alternative
Si vous avez peu de retainers, gérez les renouvellements via des automatisations (alertes à J-60, J-30) plutôt qu'un pipeline dédié.
Valeur des deals : comment calculer ?
Pour une agence, la "valeur" d'un deal peut être :
Option 1 : Budget total projet (one-shot)
Pour un projet ponctuel (refonte de site, campagne de lancement), saisissez le budget total.
Exemple : Refonte site e-commerce = 25 000€
Option 2 : Valeur annuelle (retainer)
Pour un retainer mensuel, calculez la valeur annuelle pour comparer facilement avec les projets.
Exemple : Retainer SEO 2 500€/mois = 30 000€ (valeur du deal)
💡 Best practice
Créez un champ personnalisé "Budget mensuel" pour les retainers, et utilisez une formule pour calculer la valeur annuelle automatiquement. Vous aurez les deux infos.
Paramètres de probabilité
La probabilité par étape permet de calculer le "pipeline pondéré" — une estimation réaliste du CA à venir.
Probabilités recommandées New Business
| Étape | Probabilité | Justification |
|---|---|---|
| Lead entrant | 10% | Beaucoup de tire-kickers |
| Discovery call | 20% | Besoin qualifié mais pas encore engagé |
| Reco en préparation | 40% | Prospect sérieux, accepte d'attendre une propo |
| Présentation | 60% | A vu la propo, pas de refus immédiat |
| Négociation | 80% | Discute les termes = veut signer |
| Gagné | 100% | Signé |
Rotting : alertes sur deals qui stagnent
Un deal qui reste trop longtemps dans une étape a peu de chances d'aboutir. Configurez des alertes de "rotting" :
- Lead entrant → devient "rotted" après 3 jours sans action
- Discovery call → rotted après 7 jours
- Reco en préparation → rotted après 10 jours
- Présentation / Négociation → rotted après 14 jours
Configuration : ⚙️ Settings → Pipeline → Edit → Rotting period
Exemple concret : agence de 5 personnes
📊 Cas réel
Une agence de communication avec 2 commerciaux new business et 3 account managers :
- Pipeline New Business : ~20 deals actifs, valeur totale 180k€, pondéré 45k€
- Pipeline Upsell : ~8 deals actifs, valeur 35k€, pondéré 25k€
- Objectif mensuel : 30k€ de nouveau business
- Taux de closing : 25% sur new business, 55% sur upsell
Checklist pipeline agence
- ☐ Pipeline New Business créé avec 5-6 étapes
- ☐ Pipeline Upsell créé avec 3-4 étapes
- ☐ Probabilités configurées par étape
- ☐ Rotting periods définis
- ☐ Raisons de perte configurées (budget, timing, concurrent, pas de besoin...)
- ☐ Filtres sauvegardés par commercial