Relances impayées automatiques
Le dernier chapitre du guide est sans doute celui qui a le ROI le plus immédiat : automatiser les relances d'impayés. C'est là que vos commerciaux perdent du temps, que votre comptable s'épuise, et que votre trésorerie souffre. Un bon scénario de relance automatisée peut réduire vos DSO (délai moyen de paiement) de 15 à 40 jours à 20-25 jours, soit une amélioration cash massive.
Pourquoi l'automatisation des relances change tout
L'enjeu n'est pas juste "gagner du temps". C'est une question de cash et de posture commerciale :
- Cash : chaque jour de DSO en moins, c'est du cash qui rentre plus tôt. Sur 1M€ de CA/an, 10 jours de DSO gagnés = ~28 000€ de cash libéré en permanence.
- Posture : les relances automatisées sont plus courtoises, plus régulières, moins chargées émotionnellement que les relances manuelles qui finissent par crisper tout le monde.
- Équité : tous les clients sont relancés de la même manière, pas de favoritisme involontaire.
- Visibilité : en un coup d'œil, vous savez où sont les impayés, combien, depuis combien de temps.
Le protocole de relance en 4 niveaux (escalade douce)
L'erreur classique : une seule relance quand la facture est déjà en retard de 30 jours. Il faut une escalade progressive, qui commence avant même l'échéance.
| Niveau | Timing | Ton | Canal |
|---|---|---|---|
| 0 - Préventif | J-3 avant échéance | Amical, rappel courtois | Email automatique |
| 1 - Première relance | J+3 après échéance | Cordial, erreur possible | Email automatique |
| 2 - Relance ferme | J+10 après échéance | Ferme mais poli | Email + activité admin |
| 3 - Escalade | J+20 après échéance | Sérieux, mentionne procédure | Email + appel commercial |
| 4 - Mise en demeure | J+30 après échéance | Officiel | LRAR + activité direction |
Cette gradation double le taux de recouvrement par rapport à une relance unique à J+30.
L'architecture Make.com complète
Scénario central "Relances automatiques"
Un seul scénario Make orchestré, avec des routeurs conditionnels selon le niveau. Environ 200 opérations/mois pour 50 factures suivies, tenable sur plan Core.
Les règles de conditionnement
Pour chaque facture en retard, Make.com doit savoir :
- Combien de jours de retard (calcul simple : today - due_date)
- Quelle relance a déjà été envoyée (champ custom "last_reminder_level" dans votre compta ou dans Pipedrive)
- Quelle sera la prochaine selon la grille ci-dessus
- Faut-il augmenter d'un cran ou en rester au même niveau (délais entre chaque relance)
Les templates d'emails par niveau
Voici les 5 emails que je configure chez mes clients. Adaptez le ton à votre marque mais gardez la structure progressive :
Email niveau 0 — Rappel préventif (J-3)
Objet : Votre facture n°{{facture_num}} arrive à échéance dans 3 jours
Bonjour {{contact}},
Simple rappel cordial : votre facture n°{{facture_num}} d'un montant de {{montant}}€ arrive à échéance le {{date_echeance}}.
Si votre règlement est déjà parti, merci d'ignorer ce message. Sinon, vous pouvez régler directement via {{lien_paiement}} ou par virement sur le RIB joint.
Bien cordialement,
{{prenom_admin}}
Email niveau 1 — Première relance (J+3)
Objet : Règlement de votre facture n°{{facture_num}}
Bonjour {{contact}},
Sauf erreur de notre part, votre facture n°{{facture_num}} du {{date_facture}} d'un montant de {{montant}}€ n'a pas encore été réglée. Son échéance était prévue le {{date_echeance}}.
Pouvez-vous vérifier que le paiement a bien été initié de votre côté ? Si vous avez rencontré un souci (montant, coordonnées bancaires, pièces manquantes), je suis à votre disposition pour le résoudre rapidement.
Bien cordialement,
{{prenom_admin}}
Email niveau 2 — Relance ferme (J+10)
Objet : Deuxième relance - Facture n°{{facture_num}} impayée
Bonjour {{contact}},
Malgré notre précédent message du {{date_relance_1}}, votre facture n°{{facture_num}} d'un montant de {{montant}}€ demeure impayée, soit {{jours_retard}} jours de retard.
Merci de procéder au règlement sous 5 jours ouvrés, ou de nous indiquer les motifs qui justifient ce retard. Au-delà, nous serons contraints d'appliquer les pénalités prévues dans nos CGV.
Cordialement,
{{prenom_admin}}
Intégration avec Pipedrive pour mobiliser les commerciaux
Dès le niveau 2 (relance ferme), votre commercial doit être informé. Pourquoi ? Parce qu'il connaît le client, il peut appeler directement pour comprendre ce qui bloque. C'est souvent plus efficace que 3 emails supplémentaires.
Flux "Impliquer le commercial au niveau 2+"
Le commercial voit la tâche le lendemain matin, appelle le client, débloque souvent la situation en 1 appel.
Les 3 erreurs à absolument éviter
🚫 Erreur 1 : relancer un client qui a déjà payé
C'est LE cauchemar des relances automatiques mal configurées. Un client paie le lundi, le rapprochement bancaire se fait le mercredi, et le mardi votre système envoie la relance. Destructeur pour la relation.
Parade : votre scénario doit toujours re-vérifier le statut de paiement en temps réel juste avant d'envoyer, pas se baser sur un cache de la veille.
🚫 Erreur 2 : même ton pour tous les clients
Un client régulier qui paie toujours à J+45 ne se relance pas comme un nouveau client qui a 60 jours de retard. Segmentez : clients VIP (plus patients), clients standards (escalade normale), clients problématiques (escalade accélérée).
Dans Pipedrive, créez un champ custom "Profil paiement" (VIP / Standard / À surveiller) et faites vos règles Make en conséquence.
🚫 Erreur 3 : ne pas tracer les interactions
Chaque email envoyé, chaque appel passé doit être tracé dans Pipedrive ET dans l'outil compta. Sinon, au bout de 2 semaines, plus personne ne sait où on en est. Votre scénario Make doit toujours logger l'action avec date + niveau + résultat.
Les chiffres à suivre
Pour piloter l'efficacité de votre système de relances automatisées :
- DSO (Days Sales Outstanding) : délai moyen de paiement, objectif < 30 jours
- Taux de facturation payée à échéance : > 70% est un bon signe
- Taux de recouvrement à J+30 : > 95% en cible
- Montant total des impayés > 60 jours : doit rester inférieur à 2% de votre CA mensuel
Récapitulatif du guide complet
Vous avez parcouru les 6 chapitres :
- Chapitre 1 — Architecture type : qui fait quoi entre Pipedrive et compta
- Chapitre 2 — Pipedrive + Pennylane : 6 scénarios + 4 pièges
- Chapitre 3 — Pipedrive + Sellsy : 5 scénarios + tableau de répartition
- Chapitre 4 — Pipedrive + Dolibarr : 5 scénarios + 5 pièges API
- Chapitre 5 — Pipedrive + Axonaut : 4 scénarios + particularités
- Chapitre 6 — Relances impayées automatiques : 4 niveaux + templates
Ce que vous devez faire maintenant
- Choisir votre outil compta de référence (ou confirmer celui en place)
- Auditer votre processus actuel de facturation et identifier les 3-5 étapes manuelles les plus chronophages
- Démarrer par un seul scénario (création facture au deal gagné), valider 2 semaines
- Ajouter progressivement les autres scénarios selon vos priorités cash
- Mettre en place le système de relances automatiques après 1 mois de stabilité
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