Chapitre 05

Cas Client : Guilbert Signalétique

Comment une PME industrielle de 25 personnes a automatisé la qualification de ses leads entrants et synchronisé son CRM avec son ERP, sans recruter ni coder.

🏭 Guilbert Signalétique

Signalétique industrielle et urbaine · Normandie

B2B Industrie 25 salariés Équipe commerciale : 3 personnes

÷3 Temps de qualification

100% Sync CRM ↔ ERP

0 Double saisie

Le contexte

Guilbert Signalétique, c'est une histoire de famille. Fondée en 1987, l'entreprise fabrique et installe de la signalétique pour les collectivités, les entreprises et les événements. Panneaux directionnels, totems, enseignes lumineuses, marquage au sol.

Quand Gwen, Paul et Mylène (l'équipe commerciale) m'ont contacté début 2026, l'entreprise était en pleine croissance. Le problème ? Leur processus de qualification n'avait pas suivi.

Snapshot de l'entreprise

Chiffre d'affaires

3.2M€ / an

Leads entrants / mois

80 à 120 demandes

CRM

Pipedrive (depuis 2023)

ERP

Dolibarr (gestion, facturation)

Email marketing

Brevo (anciennement Sendinblue)

Cycle de vente moyen

45 jours

Leur stack technique était en place, mais rien ne communiquait. Un prospect qui remplissait le formulaire web arrivait dans la boîte mail partagée. Quelqu'un devait manuellement créer la fiche dans Pipedrive, puis la recréer dans Dolibarr pour générer le devis. Triple saisie, erreurs fréquentes, prospects qui passent entre les mailles.

Le problème à résoudre

❌ Les douleurs identifiées

Qualification manuelle chronophage — Chaque demande nécessitait 15-20 minutes d'analyse : recherche du site web du prospect, compréhension du besoin, estimation du budget, attribution au bon commercial.
Aucune synchronisation CRM/ERP — Les informations client existaient en double dans Pipedrive et Dolibarr. Quand un devis était signé, il fallait ressaisir tout dans Dolibarr pour la facturation.
Formulaire web trop basique — Le formulaire actuel demandait juste nom/email/message. Pas assez d'informations pour qualifier proprement.
Pas de scoring — Tous les leads étaient traités de la même façon, qu'il s'agisse d'une demande de devis à 500€ ou d'un projet collectivité à 50 000€.
Répartition aléatoire — Les leads étaient distribués au premier commercial disponible, pas selon les compétences ou la charge de travail.

La conséquence ? L'équipe commerciale passait plus de temps à trier et saisir qu'à vendre. Et des prospects chauds attendaient parfois 48h avant un premier contact.

On recevait une centaine de demandes par mois, mais on avait l'impression de courir après notre queue. Le temps qu'on qualifie un prospect, il avait déjà contacté deux concurrents.

— Gwen, Responsable commerciale

La solution déployée

✅ Ce qu'on a mis en place

Formulaire de qualification intelligent — Un nouveau formulaire HTML avec 8 champs ciblés, pré-rempli automatiquement quand le prospect vient d'une campagne email.
Qualification automatique par Claude — Chaque soumission est analysée par Claude : scoring ICP, estimation budget, identification du type de projet, recommandation de commercial.
Création automatique dans Pipedrive — Le deal est créé instantanément avec tous les champs remplis, le score et le commercial assigné.
Synchronisation Pipedrive ↔ Dolibarr — Quand une affaire passe en "Gagné", le client et la commande sont automatiquement créés dans Dolibarr.
Notifications intelligentes — Slack pour les leads "hot", email récapitulatif quotidien pour la direction.

Le formulaire de qualification

Le premier chantier a été de repenser le formulaire web. L'ancien demandait 3 informations, le nouveau en demande 8, mais de façon intelligente.

Champs du nouveau formulaire

Nom/Prénom, Email, Téléphone, Entreprise, Type de projet (dropdown), Description du besoin, Budget estimé (fourchettes), Délai souhaité (fourchettes).

Le formulaire utilise des dropdowns pour les champs structurés (type de projet, budget, délai). Cela permet à Claude d'avoir des données propres à analyser, et au prospect de répondre en 2 minutes.

Pour les visiteurs venant d'une campagne Brevo, le formulaire est pré-rempli avec leur nom et email grâce à des paramètres URL. Moins de friction, plus de conversions.

Architecture technique

Flux de données complet

📝

Formulaire HTML Hébergé sur le site Guilbert, envoie un webhook à Make.com

↓

⚙️

Make.com — Webhook Réceptionne les données du formulaire

↓

🧠

Claude API Analyse le lead, génère score + recommandations

↓

💼

Pipedrive Création du deal avec champs remplis automatiquement

↓

📦

Dolibarr (via Fresh Process) Création client/commande quand l'affaire est gagnée

↓

💬

Slack + Email Notifications au commercial assigné et récap direction

Le prompt Claude de qualification

Voici le prompt utilisé pour analyser chaque lead entrant :

"content": "Tu es l'assistant commercial de Guilbert Signalétique, fabricant de signalétique industrielle.

Analyse ce lead et génère une qualification structurée.

LEAD :
- Entreprise : {{entreprise}}
- Contact : {{prenom}} {{nom}}
- Email : {{email}}
- Type de projet : {{type_projet}}
- Description : {{description}}
- Budget indiqué : {{budget}}
- Délai : {{delai}}

NOTRE CIBLE IDÉALE :
- Collectivités locales (mairies, métropoles) : budget moyen 15-50K€
- Entreprises industrielles : budget moyen 5-20K€
- Promoteurs immobiliers : budget moyen 10-30K€
- Événementiel (salons, festivals) : budget variable

COMMERCIAUX DISPONIBLES :
- Gwen : Collectivités et grands comptes (>20K€)
- Paul : Entreprises et PME (<20K€)
- Mylène : Événementiel et urgences (<30 jours)

ANALYSE ET RETOURNE EN JSON :
{
  'score_icp': 1-10,
  'qualification': 'hot' | 'warm' | 'cold',
  'type_client': 'collectivite' | 'entreprise' | 'promoteur' | 'evenementiel' | 'autre',
  'budget_estime': montant en euros,
  'commercial_recommande': 'gwen' | 'paul' | 'mylene',
  'raison_attribution': 'explication courte',
  'points_attention': ['liste de points à creuser'],
  'action_recommandee': 'appel sous 24h' | 'email de qualification' | 'ajout en nurturing'
}"

Les défis techniques rencontrés

L'intégration n'a pas été un long fleuve tranquille. Voici les problèmes qu'on a dû résoudre :

⚠️ Problème #1 : API Dolibarr capricieuse

L'API Dolibarr renvoie une erreur 404 quand une recherche ne trouve aucun résultat, au lieu d'un tableau vide. Il a fallu ajouter une gestion d'erreur spécifique dans Make.com.

⚠️ Problème #2 : Champs personnalisés Pipedrive

Les noms internes des champs personnalisés Pipedrive ne correspondent pas aux labels affichés. Il faut utiliser les clés API (type "abc123xyz") dans Make.com.

⚠️ Problème #3 : Format de date Dolibarr

Dolibarr attend les dates en timestamp Unix, pas en ISO 8601. Conversion nécessaire dans Make.com avec la fonction formatDate().

💡 Leçon apprise

Toujours tester l'intégration Dolibarr avec des cas limites (recherche vide, caractères spéciaux, montants à 0). L'API a des comportements non documentés qui peuvent planter votre scénario en production.

Les résultats après 3 mois

Le système est en production depuis janvier 2026. Voici les métriques constatées après le premier trimestre :

📊 Métriques clés

Temps de qualification

15 min → 5 min (÷3)

Délai de premier contact

48h → 4h (÷12)

Leads traités / commercial

+40% de capacité

Erreurs de saisie

~15/mois → 0

Taux de conversion

12% → 18% (+50%)

Satisfaction équipe

"On peut enfin vendre"

Le gain le plus visible, c'est le temps libéré pour la vente. L'équipe commerciale ne passe plus ses matinées à trier des demandes et ressaisir des données. Elle appelle les prospects chauds dans les heures qui suivent leur demande.

Avant, on perdait des affaires parce qu'on rappelait trop tard. Maintenant, les prospects nous disent souvent "Wow, vous êtes rapides !". C'est devenu un argument commercial en soi.

— Paul, Commercial

Timeline du projet

📅 Déroulement de l'implémentation

Audit et cadrage

Analyse du process existant, identification des quick wins, définition des critères de qualification avec l'équipe.

Développement formulaire + Make.com

Création du nouveau formulaire HTML, configuration du scénario Make.com, intégration Claude API.

Intégration Pipedrive + Dolibarr

Configuration des champs personnalisés, synchronisation bidirectionnelle, gestion des cas limites.

Tests et formation

Phase de test avec vrais leads, ajustement des prompts Claude, formation de l'équipe commerciale.

S5+

Production et optimisation

Mise en production, monitoring, ajustements basés sur les retours terrain.

Investissement et ROI

Pour être transparent sur les coûts :

Accompagnement Lab0 : 4 jours (tarif standard)
Make.com : Plan Pro, ~40€/mois
Claude API : ~30€/mois (pour ~100 leads)
Pipedrive : Déjà en place
Dolibarr : Déjà en place

Le ROI ? L'équipe commerciale a récupéré l'équivalent de 2 jours/semaine de travail. Avec 3 commerciaux, ça fait 6 jours/semaine de capacité commerciale supplémentaire. En termes de valeur, c'est largement supérieur à l'investissement initial.

Prochaine étape : le cas Amerha

Guilbert Signalétique illustre l'intégration Claude pour des leads entrants B2B classiques. Le prochain cas est différent : un cabinet d'avocats en droit de l'immigration, avec des workflows documentaires complexes et une intégration avec un logiciel métier juridique (Kleos).

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