Pipedrive pour ESN et Cabinets de Recrutement : Le Guide Complet
Vous jonglez entre la vente de missions et le sourcing de candidats ? La plupart des CRM sont conçus pour l'un ou l'autre, pas les deux. Voici comment configurer Pipedrive pour gérer efficacement votre double activité avec des pipelines interconnectés.
📑 Sommaire
Pourquoi Pipedrive est adapté aux ESN et cabinets de recrutement
Les ESN (Entreprises de Services du Numérique) et cabinets de recrutement partagent une problématique commune : ils doivent gérer simultanément une activité commerciale (vendre des missions ou des placements) et une activité de sourcing (constituer un vivier de candidats qualifiés).
La plupart des outils du marché vous obligent à choisir : soit un CRM orienté ventes (HubSpot, Salesforce), soit un ATS orienté recrutement (Recruitee, Teamtailor). Le résultat ? Deux outils qui ne communiquent pas, des doublons de données, et une vision fragmentée de votre activité.
Pipedrive offre une alternative grâce à sa flexibilité :
- Multi-pipelines natifs : créez autant de pipelines que nécessaire (Commercial, Candidats, Intercontrats)
- Champs personnalisés illimités : adaptez la structure à vos besoins métier
- Automatisations puissantes : connectez vos pipelines entre eux
- API ouverte : intégrez facilement vos outils existants (job boards, LinkedIn, etc.)
Architecture recommandée : 3 pipelines interconnectés
Après avoir configuré Pipedrive pour une dizaine d'ESN et cabinets de recrutement, voici l'architecture qui fonctionne le mieux :
Pipeline 1 : Commercial (missions clients)
Ce pipeline suit le cycle de vente classique, de la détection du besoin client jusqu'à la signature de la mission.
Points clés de ce pipeline :
- L'étape "Profil proposé" déclenche la recherche dans le vivier candidats
- Chaque deal représente une mission (pas un client)
- La valeur du deal = TJM × nombre de jours estimés
Pipeline 2 : Candidats (sourcing et vivier)
Ce pipeline gère le parcours candidat, du premier contact jusqu'au placement.
L'étape "Vivier actif" est cruciale : c'est votre réservoir de candidats qualifiés, validés en entretien, prêts à être proposés. C'est là que vous cherchez quand un client a un besoin.
Pipeline 3 : Intercontrat (ESN uniquement)
Spécifique aux ESN, ce pipeline suit vos consultants entre deux missions.
💡 Automatisation clé
Configurez une automatisation qui crée automatiquement une fiche Intercontrat 30 jours avant la fin de chaque mission. Vous ne serez plus jamais surpris par un consultant qui termine sans avoir de suite.
Champs personnalisés essentiels
La puissance de Pipedrive réside dans sa capacité à s'adapter à votre métier via les champs personnalisés. Voici ceux que je recommande systématiquement :
Pour les missions (Pipeline Commercial)
| Champ | Type | Utilité |
|---|---|---|
| Stack technique | Multi-select | Java, Python, React, AWS... |
| Séniorité requise | Select | Junior / Confirmé / Senior / Expert |
| TJM client | Numérique | Tarif facturé au client |
| TJM consultant | Numérique | Coût du consultant (marge = différence) |
| Localisation | Select | Sur site / Hybride / Full remote |
| Date démarrage souhaitée | Date | Pour prioriser les recherches |
| Durée estimée | Select | 3 mois / 6 mois / 12 mois / CDI |
Pour les candidats (Pipeline Candidats)
| Champ | Type | Utilité |
|---|---|---|
| Compétences techniques | Multi-select | Même liste que Stack technique |
| Années d'expérience | Numérique | Pour filtrer par séniorité |
| TJM souhaité / Salaire | Numérique | Pour vérifier l'adéquation budget |
| Disponibilité | Date | Quand peut-il/elle démarrer ? |
| Mobilité géographique | Multi-select | Régions acceptées |
| Statut | Select | CDI / Freelance / Les deux |
| Source | Select | LinkedIn / Cooptation / Job board / Candidature spontanée |
⚠️ Conseil important
Utilisez les mêmes valeurs pour "Stack technique" (missions) et "Compétences techniques" (candidats). C'est ce qui permettra le matching automatique.
Automatisations indispensables
Pipedrive dispose d'automatisations natives, mais pour des workflows avancés, connectez-le à Make.com (ex-Integromat). Voici les 5 automatisations que je configure systématiquement :
1. Alerte fin de mission
Déclencheur : 30 jours avant la date de fin de mission
Action : Créer une fiche dans le pipeline Intercontrat + Notification Slack au commercial
2. Matching candidat/mission
Déclencheur : Nouveau deal dans "Besoin identifié"
Action : Rechercher dans le vivier les candidats avec les mêmes compétences et dispo OK → Envoyer une liste au commercial
3. Relance vivier
Déclencheur : Candidat en "Vivier actif" sans activité depuis 60 jours
Action : Créer une tâche de prise de nouvelles
4. Suivi post-placement
Déclencheur : 30 jours après le passage en "Placé"
Action : Créer une tâche de feedback + Email automatique au candidat
5. Reporting hebdomadaire
Déclencheur : Chaque lundi à 8h
Action : Envoyer un récap Slack avec : missions en cours, intercontrats, candidats en vivier actif
Intégrations recommandées
Pipedrive seul ne suffit pas. Voici l'écosystème que je recommande :
- LinkedIn Recruiter + Phantombuster : Automatiser le sourcing et l'import des profils
- Calendly : Prise de RDV candidats sans ping-pong d'emails
- Make.com : Orchestrer les automatisations complexes
- Slack : Notifications en temps réel des événements importants
- Google Drive / Notion : Stocker les CV et notes d'entretien
- Pennylane : Facturation automatique des missions
Pipedrive vs ATS dédié : que choisir ?
La question revient souvent : faut-il utiliser Pipedrive ou un ATS spécialisé comme Recruitee, Teamtailor ou Flatchr ?
Choisissez Pipedrive seul si :
- Vous faites moins de 20 recrutements/mois
- Votre équipe est petite (< 5 personnes)
- Vous voulez un outil unique pour commercial ET recrutement
- Le budget est limité
Combinez Pipedrive + ATS si :
- Vous gérez des volumes importants
- Vous avez besoin de multi-diffusion sur job boards
- Vous voulez une page carrière intégrée
- La conformité RGPD recrutement est critique
Dans ce cas, utilisez Pipedrive pour le commercial et l'ATS pour le recrutement, connectés via Make.com pour synchroniser les données.
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