Contexte
Longhouse Agency est une agence de marketing B2B basée à Dublin, spécialisée dans l'accompagnement de startups SaaS sur le marché européen. Avec une équipe de 8 personnes et plus de 40 clients actifs, l'agence gérait un volume important de prospects et de projets simultanés.
Avant notre intervention, l'équipe utilisait Pipedrive de manière basique : saisie manuelle des leads, pas d'automatisation, données éparpillées entre plusieurs outils. Les commerciaux passaient en moyenne 4 heures par semaine sur des tâches administratives CRM.
Problèmes identifiés
- Saisie manuelle des leads LinkedIn : chaque prospect devait être copié-collé manuellement dans Pipedrive
- Pas de qualification automatique : les commerciaux perdaient du temps à trier les leads non qualifiés
- Relances oubliées : sans système de rappel automatique, 30% des prospects chauds n'étaient jamais relancés
- Données non synchronisées : les emails envoyés depuis Gmail n'étaient pas trackés dans Pipedrive
Solution mise en place
Semaine 1 — Restructuration CRM
- Refonte du pipeline commercial (6 étapes avec critères de passage clairs)
- Création de champs personnalisés (secteur, taille entreprise, budget, source)
- Configuration des permissions équipe
Semaine 2 — Automatisations Make.com
- Synchronisation LinkedIn → Pipedrive (nouveaux contacts ajoutés automatiquement)
- Qualification automatique basée sur les critères ICP (scoring 0-100)
- Création automatique d'activités de suivi à chaque changement d'étape
Semaine 3 — Reporting & Formation
- Dashboards personnalisés (pipeline, vélocité, prévisions)
- Alertes Slack sur les deals importants
- Formation de l'équipe (2 sessions de 2h)
Stack technique :
Résultats mesurés
| Métrique | Avant | Après | Évolution |
|---|---|---|---|
| Temps CRM / commercial / semaine | 4h | 45 min | -80% |
| Leads traités / mois | 120 | 280 | +133% |
| Taux de relance prospects chauds | 70% | 98% | +40% |
| Deals en pipeline | 25 | 52 | x2 |
Le calcul des 875 heures : 4 commerciaux × 3,25h gagnées/semaine × 52 semaines = 676h + 199h sur reporting = 875h/an.
"On a doublé notre capacité à traiter des leads sans embaucher. Les automatisations nous ont libéré du temps pour ce qui compte vraiment : parler aux clients."
ROI du projet
Investissement : 4 500€ HT
Économie annuelle : 875h × 45€/h = 39 375€
ROI : 8.75x la première année
Vous aussi, automatisez votre CRM
Audit gratuit de 30 minutes pour identifier vos gains potentiels.
Réserver mon audit →